Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service financier/budget/contrôle de gestion, le gestionnaire f/h des commandes est l'interlocuteur de référence de l'ensemble des services de l'établissement pour l'émission de l'ensemble des commandes (hors alimentaires/hors marché de travaux). Il/elle occupe un rôle central dans la fiabilisation et la maîtrise des dépenses publiques.
Le gestionnaire f/h des commandes du service partagé assure l'interface opérationnelle entre les services prescripteurs (restaurants, résidences, services centraux) et le service facturier. À ce titre, il/elle garantit la continuité et la fiabilité du circuit de la commande, de l'expression du besoin jusqu'à la liquidation de la dépense.Le gestionnaire f/h des commandes entretient des relations permanentes avec l'ensemble des services du Crous. Dans ce cadre, il/elle assure la diffusion des procédures relatives au circuit de la commande, participe à des réunions régulières avec l'ensemble des services et veille à la bonne circulation de l'information entre les services prescripteurs et le service facturier.
Il/elle doit assurer nécessairement au quotidien la liaison entre les services prescripteurs (restaurants, résidences, services centraux) et le service facturier, garantissant ainsi la fluidité du circuit de la commande et de la dépense.
Il/elle rend compte à sa responsable hiérarchique de tout point de blocage identifié dans la chaîne de traitement des commandes, afin d'en permettre la résolution dans les meilleurs délais.
Activités principales :
- Saisie des commandes ponctuelles dans le logiciel financier ORION, hors marchés de travaux et alimentaire - Confirmation des engagements juridiques générés depuis la plateforme EPONA par les résidences et restaurants (Epona est un logiciel de commande de matériel et de produits d'entretien. via les marchés nationaux)
- Saisie et suivi des engagements juridiques liés aux prestations récurrentes de service/maintenance pour les contrats/marchés
- Saisie et suivi des engagements juridiques liés à la CVEC et aux dispositifs culturel en faveur des étudiants tel que Culture action
- Constatation et certification des services faits pour les engagements juridiques liés aux prestations récurrentes de service /maintenance pour les contrats/marchés afin que le service facturier puisse payer la facture
- Mettre en application les procédures de contrôle interne et fiches de procédure sur la chaîne de la commande
- Centralisation et suivi administratif des contrats gérés hors service des marchés
Liens internes :
Services administratifs et techniques des restaurants résidences,services centraux (informatique, communication, culturel, service des marchés) service facturier
Contraintes particulières de travail :
Poste de travail double écran- accès aux bases de données-dispositif de formation adapté Travail en autonomie-réactivité pour répondre aux besoins de commande dans les 48h
Communication importante avec l'ensemble des services: téléphone, mail, réunion (visio ou présentiel)
Horaires indicatif service budget (9h-17h) avec pause méridienne de 45 minutes.
Télétravail au bout de 6 mois d'ancienneté sur le poste
Compétences attendues :
- Maitrise d'Excel, Word,- Savoir prioriser et déterminer les urgences,- Savoir se positionner face à une demande interne ou externe,- Être à l'aise en communication écrite et orale : mail précis et concis, rédaction de procédures, demande précises d'informations par téléphone,- Sens de l'organisation très important,- Capacité à rendre compte et à transmettre l'information,- Être synthétique,- Savoir anticiper pour répondre aux demandes dans les délais de 48H- Connaissance des missions du Crous- Capacité à travailler de manière coordonnée avec une étudiante alternante déjà en poste
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