Sous la supervision de la Coordinatrice Administration Commerciale et Support RH, vous travaillez en étroite collaboration avec la direction. 1. Gestion administrative et commerciale • Mettre à jour le CRM Hubspot • Réaliser les devis à destination des prospects • Assurer la facturation des clients • Mettre à jour le référentiel clients (clients, dates de début de mission, prestations vendues) • Réceptionner les demandes de devis 2. Gestion des devis • Rédiger les devis et les documents associés (lettres de mission, etc.) • Créer et archiver les devis sur les outils internes • Envoyer les devis • Enregistrer les envois dans le CRM et créer les transactions • Mettre à jour les transactions dans le CRM Hubspot et les outils internes 3. Suivi administratif et financier • Mettre à jour l'outil de gestion comptable Pennylane après signature des devis • Faire le suivi de production sur Monday (fin de mission en vue de la facturation) • Intégrer les factures de sous-traitance et fournisseurs dans Pennylane • Informer la direction des paiements à effectuer • Faire le rapprochement des paiements avec les factures dans Pennylane • Suivre les paiements des clients et relancer en cas de retard 4. Gestion des sous-traitants et reporting • Traiter les factures de sous-traitance (consultants, formateurs) • Préparer les éléments de reporting hebdomadaire (activité commerciale et administrative) • Suivre le reporting recrutement (candidatures envoyées par les consultants aux clients) 5. Organisation et support à la direction • Organiser les déplacements de l'équipe (réservation des transports et hébergements) • Gérer l'agenda de la dirigeante • Gérer les boîtes de réception (direction et administration - mails entrants) • Organiser les réunions • Commander les fournitures et le matériel • Gérer la logistique des événements (plateaux repas)
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