Description entreprise :
Le Centre Hospitalier de Chaumont est un établissement situé en Haute-Marne, connu pour la diversité de ses soins. Il propose des services spécialisés en médecine, chirurgie, obstétrique, pédiatrique, gériatrie,un service d'urgence ainsi qu'un plateau technique en rééducation. De plus, l'EHPAD Centre Jean-François Bonnet de Riaucourt est rattaché au Centre Hospitalier. Des projets de modernisation sont en cours, avec la construction d'un nouvel hôpital.
Description du poste :
Placé sous l'autorité directe du Directeur délégué, l'Attaché d'Administration Hospitalière chargé des Affaires Générales assure une fonction transversale de coordination administrative, institutionnelle et stratégique. Il constitue l'interface entre la direction, les instances de gouvernance, les partenaires institutionnels et les usagers.
Son périmètre d'action couvre l'ensemble des établissements rattachés à la Direction commune des Centres Hospitaliers du Sud Haute-Marne. Il intervient en appui direct au Directeur délégué sur les dossiers à fort enjeu institutionnel, juridique ou politique.
Description du poste
1. Gestion de projet et dialogue de gestion
• Superviser le calendrier et les livrables des projets institutionnels de l'établissement
• Contribuer aux projets d'établissement et médico-soignant du Groupement Hospitalier de Territoire
• Gérer et suivre les autorisations d'activités de soins en lien avec les équipes médicales et administratives
• Animer ou participer aux groupes de travail relatifs aux projets de l'établissement
• Participer au dialogue de gestion interne et aux instances de pilotage
2. Relations avec les usagers et gestion des instances des commissions des usagers
• Assurer un contact privilégié pour les usagers et leurs représentants
• Traiter les réclamations, gérer les litiges et suivre les mesures correctives
• Manager et animer la Commission des Usagers (CDU) : organiser les séances, préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus
• Veiller au respect des droits des patients et à la qualité de l'accueil institutionnel
3. Soutien au Directeur délégué – Relations institutionnelles et politiques
• Assurer un encadrement fonctionnel du secrétariat de direction sur la gestion des instances des trois établissements (DGA) et les instances du GHT
• Être l'interlocuteur privilégié des directeurs de cabinet ou équivalents des administrations publiques partenaires (ARS, Préfecture, établissements hospitaliers...)
• Garantir la gestion et archivage des documents stratégiques, sensibles et confidentiels
• Être un appui au Directeur dans l'arbitrage des agendas et des réunions concomitantes
• Assurer la représentation de l'établissement en l'absence du Directeur délégué sur certains dossiers
4. Supervision de la communication institutionnelle
• Être un appui au Directeur pour la supervision de la communication interne et externe
• Coordonner avec la chargée de communication pour les publications, événements et relations presse
Contribuer à l'élaboration du rapport d'activité annuel et des documents institutionnels
Missions additionnelles
5. Coordination des réponses aux appels à projets
• Analyser les documents de cadrage et de planification nationaux et régionaux
• Proposer des solutions stratégiques à la direction en lien avec les priorités du territoire
• Coordonner les réponses aux appels à projets en lien avec la Direction des Finances
• Gérer les questions juridiques et du dialogue de gestion liées à la recherche, en lien avec le CHU (mission marginale)
6. Sécurité institutionnelle et plans d'urgence
• Collaborer avec la Direction de la Qualité pour la mise en place et la mise à jour des plans d'urgence (incendie, évacuation, plan blanc, etc.)
• Assurer le lien avec les autorités départementales (Préfecture, SDIS) et piloter la communication autour des situations d'urgence
• Soutenir la Direction des Ressources Humaines lors de situations difficiles (événements traumatiques, danger grave et imminent)
• Superviser la garde administrative : tableaux de garde, procédures, supports matériels
Profil recherché :
Compétences Requises
Compétences institutionnelles et juridiques – PRIORITAIRES
s Connaissance du droit hospitalier public et du fonctionnement des établissements de santé (MCO, SSR, EHPAD)
s Maîtrise des règles de gouvernance hospitalière (instances, délégations de signature, actes administratifs)
s Connaissance des dispositifs de gestion de projet et du dialogue de gestion en établissement public
s Compréhension des mécanismes de financement hospitalier (T2A, dotations, EPRD)
s Connaissance des droits des usagers (loi du 4 mars 2002, fonctionnement de la CDU)
Compétences managériales et relationnelles
s Capacité à encadrer un secrétariat de direction et à coordonner des équipes pluridisciplinaires
s Aptitude à représenter l'établissement auprès de partenaires institutionnels et politiques
s Maîtrise de la communication institutionnelle écrite et orale à haut niveau
s Sens de la diplomatie, capacité à gérer des situations de tension ou de crise
Compétences organisationnelles
s Gestion simultanée de projets multiples dans un environnement multi-établissements
s Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, outils collaboratifs)
s Capacité rédactionnelle avancée (comptes rendus, rapports, délibérations, courriers institutionnels)
s Sens des priorités et réactivité dans l'urgence
Connaissances associées souhaitées :
s Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne des établissements
s Connaissance du système de santé territorial et de l'organisation des GHT
s Connaissance de la réglementation relative aux marchés publics et aux achats hospitaliers
s Notions de gestion budgétaire et financière en établissement public
s Sensibilisation aux enjeux de la qualité, des risques et de la certification HAS
s Maîtrise des logiciels métier hospitaliers (GEF, DPI, outils de gestion documentaire) appréciée
Qualités et Savoir être
Discrétion professionnelle absolue et loyauté dans un contexte institutionnel et politique sensible
Réactivité et capacité à gérer simultanément de multiples dossiers sous contrainte de délais
Aptitude à donner une image valorisante de l'établissement auprès des partenaires externes
Empathie, sens de l'écoute et bienveillance dans les relations avec les usagers
Esprit d'analyse et de synthèse, force de proposition, proactivité et esprit d'initiative
Adaptabilité et capacité à fonctionner en environnement complexe et évolutif
Rigueur professionnelle, fiabilité et sens aigu de la confidentialité
Capacité à vulgariser des données complexes auprès d'interlocuteurs non spécialistes
Sens du travail en équipe et aptitude à collaborer avec plusieurs directions métier
Gestion des priorités et des délais dans un environnement multi-établissements
Posture de conseil et d'accompagnement des équipes RH
Capacité d'adaptation et appétence pour l'innovation dans les outils de gestion
Formation et qualifications requises
Diplôme requis
Bac+3 minimum – Bac+5 fortement apprécié
Spécialités privilégiées
Administration publique, Droit public, Management des organisations de santé, Sciences politiques, Administration Économique et Sociale (AES)
Concours / contrat
Attaché d'Administration Hospitalière (concours externe ou interne) ou recrutement contractuel
Expérience souhaitée
Expérience en administration hospitalière, direction d'établissement public de santé ou en collectivité territoriale fortement appréciée
Permis B
Obligatoire (déplacements sur les sites de la direction commune)
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