Placé(e) sous la responsabilité du Chef de service technique de la Direction Interrégionale Nord et Atlantique, vous assurez l'assistanat/secrétariat général du service. Vous participez au bon déroulement des activités de la Direction du Patrimoine par une gestion et un suivi administratif rigoureux des dossiers.
A ce titre, vous serez en charge, notamment, des missions suivantes :
- Assurer le secrétariat, la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Gérer l'agenda, les réunions et le suivi du budget de l'entité pôle patrimoine. Rédiger les correspondances, notes, documents, en respectant les chartes et les procédures en vigueur ;
- Gérer la Commission d'Appel d'Offres Établissement en préparant et établissant les rapports d'analyse, et en assurant la tenue des commissions d'appels d'offres;
- Effectuer le suivi des relations contractuelles à travers notamment le suivi administratif et financier des appels d'offres et des marchés, pour le Service Technique et les Conducteurs d'Opération et Responsables Maintenance basés en territoires;
- Assurer des missions de consolidation documentaire patrimoniale, notamment en veillant à la production et à l'enregistrement des documents réglementaires (diagnostics amiante, DPE...) ;
- Centraliser et contrôler les registres de sécurité ;
- Suivre et tenir les tableaux de bord comportant des indicateurs relatifs à l'activité du pôle patrimoine.
De formation Bac+2 (assistante de gestion/assistanat de direction .), vous disposez d'une expérience d'assistanat de 3 années, idéalement dans le domaine du logement social et/ou de l'environnement du Patrimoine et de la maitrise d'ouvrage.
Vos capacités relationnelles vous permettent de vous adapter à de nombreux interlocuteurs. Vous savez maîtriser les délais et anticiper les demandes de vos différents interlocuteurs. Vous avez le goût du service client.
Réactif(ve), autonome et rigoureux(se), vous avez une forte capacité d'organisation. Vous disposez de qualités relationnelles et d'un sens aigu de la confidentialité.
Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office). La connaissance du logiciel SAP serait un plus.
Lieu : Lille
Fourchette de salaire : 28-31K€ annuel brut selon profil (salaire fixe sur 13 mois, prime et épargne salariale selon critères d'éligibilité).
CDD 6 mois renouvelable
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,EXCEL,WORD
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres hébergements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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