Définition du poste
Au sein de notre Centre des Métiers situé à Belleville, l' Assistant(e) de Formation est rattaché.e à la Responsable Formation. Il/elle participe directement au développement des compétences des salariés. Il/elle contribue à promouvoir l'image de notre établissement et à garantir la satisfaction de nos collaborateurs.
Missions principales :
1. Organisation et logistique de la formation :
- Coordination de la formation :
2. Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)
3. Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille / Affichage des plannings
4. Mise à jour du catalogue de formation
- Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion
5. Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation)
6. Suivi des absences en formation (prévenir le formateur et le manager / mise à jour sur l’outil RH)
7. Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation – tableau Excel de suivi financier)
8. Création des dossiers individuels de formation
9. Archivage des dossiers 2 fois par an
- Logistique :
10. Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires
11. Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant et saisir les factures sur notre outil de gestion IKOS
12. Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)
2. Relationnel et communication :
13. Accueil physique et téléphonique le matin
14. Accueillir les participants, les formateurs externes
15. Envoyer des informations aux participants (modifications du planning…), gérer les échanges par mail ou téléphone
16. Gérer le courrier interne et externe
Missions ponctuelles :
Assurer ponctuellement l’assistanat du responsable formation :
17. Conception et réalisation de présentation powerpoint dynamiques et visuellement attrayantes
18. Rédaction de documents (bilans formation, cahier des charges, rapports)
19. Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus
Profil recherché
- Niveau BAC PRO / BAC
- 2 ans minimum d'expérience sur un poste similaire
Compétences techniques :
20. Maitrise des outils bureautiques
21. La connaissance du monde de la formation est un plus
Qualités requises :
22. Sens de l'organisation, rigueur
23. Sens du service
24. Autonomie et proactivité
25. Capacité à travailler en équipe
26. Discrétion et gestion des priorités
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