Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi * Organisation permanente de la vie professionnelle de l'élu,
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (secrétariat divers),
* Gestion du courrier de l'élu,
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
* Organisation et planification des réunions,
* Suivi de l'agenda de l'élu.
* Logement en lien avec le CCAS (suivi des demandes : attributions), participation aux réunions internes, commissions d'attribution des logements.
* Mise à jour des listings d'envoi. Missions / conditions d'exercice - Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'élu,
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
* Organiser les déplacements de l'élu,
* Établir une relation de confiance avec l'élu.
* Notions d'organisation et de gestion du temps,
* Fonctionnement des services de la collectivité,
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité.

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Technique de secrétariat ( prise de notes, écriture abrégée, etc..),
* Circuits et procédures administratives,
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Logiciels de bureautique,
* Fonctionnement de l'Internet et de l'Intranet.
* Fonctionnement du SNE (logiciel d'enregistrement des demandes de logement)

- Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec l'élu,
* Respecter les délais de transmissions de documents avant la réunion.
* Principes rédactionnels de la note de synthèse,
* Principes rédactionnels du compte rendu.

- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
* Standard téléphonique,
* Annuaire de la collectivité et des partenaires,
* Fonctionnement et rôle des autres collectivités ou organismes extérieurs. Profils recherchés Expérience souhaitée