Secrétaire administrative en charge de l'accueil, de l'état civil et de l'urbanisme (f/h)

Vos missions en quelques mots L'agent occupera un poste de secrétaire administrative en charge de l'accueil, de l'état civil et de l'urbanisme au sein d'une équipe de 4 agents et sous l'autorité d'un responsable de service. L'agent travaillera avec un binôme au sein du poste d'accueil. les missions principales du poste sont : Accueil : Téléphonique et physique Renseignements au public Transmission des documents et formulaires Gestion du courrier (départ et arrivée) Cimetière : Gestion concessions : création, renouvellement, mise à jour Gestion agrandissement, modification avec Pompes Funèbres et marbriers Veille juridique, réglementaire Rédaction procédure Etat-Civil - CNI PASSEPORT : Suivi et rédaction des actes d'état civil - formalités Gestion des demandes de cartes nationales d'identité et des passeports Urbanisme : Rédaction des certificats d'urbanisme d'information, les déclarations d'intention d'aliéner, les certificats d'adressage, et autres renseignements. Enregistrement des dossiers : dépôt, enregistrement dans le logiciel et formalités Secrétariat : Gestion des correspondances, invitations Rédaction des courriers - comptes-rendus Mise à jour des différents listings d'adresses Elections : Inscription et suivi des électeurs et mise à jour du logiciel Toute autre activité nécessaire au fonctionnement du service public Profil recherché Savoir Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale. Connaissance des domaines d’intervention Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Maîtrise des techniques de recherches documentaires Suivi et mise en forme des dossiers administratifs Savoir faire : Savoir travailler en équipe Savoir s’organiser et gérer les priorités Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants Savoir prendre des notes, remplir les fiches d’intervention Savoir s’adapter à différents interlocuteurs Accueillir le public avec amabilité Gérer les situations de stress Respecter la confidentialité Savoir rédiger et actualiser les procédures sur les domaines d’intervention cités en activité S’informer des évolutions réglementaires et juridiques Savoir être : l'agent en poste devra être discret et rigoureux, soucieux de la qualité du service rendu, soucieux du respect des règlementations, bonne conscience professionnelle