Assistant a la direction rehabilitaton et patrimoine h/f

PositionnementRattaché(e) à la Direction Réhabilitation & Patrimoine, l'assistant(e) intervient en appui direct du Directeur et des Chargé(s) d'opérations Réhabilitation & Patrimoine.Le poste est un poste pivot, garantissant la fiabilité administrative, la structuration des dossiers et la fluidité de fonctionnement de la direction, sans responsabilité de pilotage technique des opérations.Il/elle assure un appui administratif et organisationnel structurant à la Direction Réhabilitation & Patrimoine, en contribuant à la sécurisation des processus, au suivi des dossiers et à la coordination des interfaces internes et externes.Appui administratif et organisationnel de la directionAssurer le suivi des courriers et courriels, ainsi que la diffusion des informations internes et externesGérer les agendas et organiser les réunions de la directionPréparer les ordres du jour et assurer la rédaction et/ou la diffusion des comptes rendusAssurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire (supports physiques et dématérialisés)Mettre à jour et fiabiliser les outils de suivi de l'activité de la direction (plannings, tableaux de bord, indicateurs)Appui administratif aux opérations de réhabilitationConstituer et assurer le suivi administratif des dossiers d'opérationsPréparer et suivre les bons de commandeApporter un appui à la préparation administrative et à la mise en forme des dossiers présentés en commissions internesAssurer le suivi administratif des marchés (pièces contractuelles, avenants, OS préparatoires)Garantir le suivi documentaire des livraisons d'opérationsSaisir et mettre à jour les données des opérations dans le progiciel métierInstruire les dossiers administratifs de sous-traitanceAssurer le suivi des demandes et démarches administratives liées aux opérationsAssurer l'appui administratif aux démarches d'urbanisme liées aux opérations (préparation et dépôt des dossiers de PC et DP, en lien avec les services compétents).Appui administratif aux opérations de remplacement de composants et patrimoineApporter un appui administratif aux opérations de remplacement de composants et de gros entretienPréparer, transmettre et classer les bons de commandeAssurer le suivi administratif des interventions récurrentes sur le patrimoineMettre à jour les outils de suivi du patrimoine (tableaux de suivi, indicateurs simples)Interfaces interne / externeAssurer l'interface administrative avec les entreprises, prestataires et services internes (finances, juridique, proximitéOrganiser les réunions techniques (logistique, convocations)Assurer le suivi des échanges et des relances, en lien avec les opérations en site occupé