Assistant administratif - démarches scolaires h/f

Pres société


La Direction de l’Éducation fait partie intégrante de la DGA Famille et Vie Sociale, elle accueille chaque jour près de 10 000 enfants au sein de ses 67 écoles (35 écoles maternelles) et ses 10 accueils de loisirs ouverts les mercredis et pendant les vacances scolaires. Elle a également en charge la restauration scolaire.

Au sein de la Direction de l’éducation et sous l’autorité de la responsable des démarches scolaires, l’assistant administratif est chargé de gérer les missions se rapportant aux inscriptions dans les écoles publiques et privées de la Ville.


Missions

Gestion des inscriptions administratives des enfants

1.Inscription en école publique :

· Gestion des dossiers d’inscription : collecter et traiter le dossier dès réception de la partie « inscription » du dossier, l’enregistrer pour envoi de la fiche d’inscription à la famille, ainsi qu’au directeur de l’école concernée

· Respecter l’équilibre des écoles : l’affectation dans les écoles est faite sur la base des périmètres scolaires votés par le Conseil Municipal. Prise en compte attentive de l’équilibre entre les demandes de l‘année et les capacités d’accueil de l’école concernée avant mise en œuvre de l’inscription

· Suivi des délais d’inscription : assurer le respect des échéances, les inscriptions sont réalisées de mi-janvier à mi-mars (dates officielles) pour les inscriptions de la rentrée suivante ; tout au long de l’année pour les nouveaux arrivants sur le secteur d’une école

· Inscriptions des enfants en classe ULIS

2.Inscription en école privée :

· Maintenance du fichier informatique des enfants inscrits, sur la base des informations fournies par les écoles.

3.Accueil physique et téléphonique :

· Fournir aux familles et aux directeurs d’école des informations sur les procédures d’inscription et la sectorisation.

· Répondre aux questions et orienter les familles dans le processus.

Instruction des dossiers de dérogations

Dérogations internes, hors-commune et externes

1.Traitement des dossiers :

· Réceptionner les dossiers et contrôler les pièces

· Enregistrer les dérogations

· Lien avec la famille si nécessaire

· Calendrier : de mars à juin

2.Gérer les décisions de dérogations :

· Envoyer les courriers de réponse

· Gérer les recours

Mise à jour permanente du fichier scolaire

· Prendre en compte les incidences des déménagements, en lien avec l’Espace Famille

· Prendre en compte les radiations, en lien avec le logiciel Education Nationale ou en lien direct avec les écoles

· Préparer le basculement scolaire : participer au pointage annuel des fichiers


Spécificités du poste
* Horaires : 39h
* Acceptations de sujétions particulières occasionnelles liées aux pics d’activité du pôle inscriptions scolaires et ALSH

Compétences techniques attendues

Compétences techniques (Savoir et savoir-faire)

* Capacité à travailler à la fois sur un logiciel métier spécialisé : Opus (logiciel de gestion utilisé au quotidien) et sur un logiciel en lien avec l’Education Nationale ONDE
* Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook
* Sens du travail en équipe
* Capacité d’initiative

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être

Aptitudes (savoir être)

* Sens de l’accueil et du contact
* Diplomatie
* Réserve
* Maitrise de soi