Chargé d’accueil et de gestion administrative (hf)

Description du poste

Rattaché.e à la Direction de l’administration et des finances et au sein de notre siège, vous jouerez un rôle central dans l’accueil des publics, la gestion administrative et le soutien aux services RH et finances.

Vos missions seront les suivantes :

1. Accueil téléphonique et physique

1. Accueillir, renseigner et orienter avec bienveillance ménages, visiteurs, partenaires et intervenants.
2. Gérer le standard téléphonique et assurer la continuité de service y compris avec vos homologues sur l’autre site de l’association.
3. Contrôler les accès aux locaux et veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil.
4. Assurer la diffusion d’informations internes (affichages, signalétique, orientation).

2. Gestion du courrier et logistique

5. Traiter le courrier entrant et sortant (réception, tri, enregistrement, numérisation, expédition).
6. Gérer les envois en nombre et les recommandés.
7. Suivre les stocks de fournitures et produits d’hygiène (inventaire, commandes, réception).

3. Appui à la gestion administrative du personnel (RH)

8. Saisir et classer les arrêts de travail, gérer la boîte mail dédiée aux absences, .
9. Suivre les visites médicales en lien avec la médecine du travail.
10. Appuyer les responsables pour la saisie des congés et demandes exceptionnelles.

4. Soutien à la gestion administrative et paie

11. Traiter les arrêts maladie, accidents du travail et maladies professionnelles avec les caisses et la comptabilité.
12. Pointer les absences et gérer certaines variables de paie (ex. tickets restaurant).
13. Archiver et classer les documents de paie et de comptabilité.

Qualifications

Vous justifiez idéalement d’une première expérience en accueil, secrétariat ou gestion administrative.

La connaissance du secteur associatif ou social est un plus.

Compétences techniques :

14. Capacité à s’exprimer et à rédiger en français avec précision et fluidité
15. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie office 365).
16. Bonne connaissance des techniques d’accueil et de gestion administrative.

Savoir-être indispensables :

17. Rigueur et sens de l’organisation : vous savez prioriser et respecter les procédures.
18. Discrétion professionnelle : vous traitez des informations confidentielles avec réserve et respect.
19. Qualités relationnelles : courtoisie, écoute active, gestion sereine des situations délicates.
20. Esprit d’équipe : vous travaillez en collaboration avec plusieurs services.

Pour candidater, merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation. Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap