Secrétaire à 50% - h/f

Description entreprise : Le centre hospitalier de Rouffach est un etablissement public departemental de sante qui oeuvre dans trois domaines : la psychiatrie, le handicap psychique et la prise en charge des personnes agees. Depuis le 1er janvier 2013, l'unite d'exploration du rythme veille-sommeil de l'etablissement est classee en discipline medecine. Enfin, le centre hospitalier fait partie du groupement hospitalier de territoire (GHT) Ndeg 12 depuis janvier 2018. Selon le principe de la sectorisation, le centre hospitalier a la responsabilite de 3 poles d'activite clinique de psychiatrie adulte, les POLES 2/3 (Colmar), 4/5-LTD (Lauch, Thur, Doller) et 8/9 (Mulhouse), et de 1 pole de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. Au-dela de la sectorisation, le Centre Hospitalier de Rouffach offre egalement a la population du Haut-Rhin des structures de prise en charge repondant a des besoins specifiques : - un espace situe a Colmar (rattache au pole 2/3) qui dispose d'un hopital de jour pour personnes autistes et anime le centre ressources autisme (CRA) adultes, antenne 68 et son centre de documentation AIDA, - un centre ressources autisme (CRA) enfants et adolescents, antenne 68, - un centre expert schizophrenie et un centre expert depressions resistantes (CEDRA 68) situes au centre hospitalier de Rouffach (rattaches au pole 8/9), - un centre de sante mentale de l'agglomeration mulhousienne (CESAME) installe sur le site du Hasenrain a Mulhouse. De plus, il anime la cellule departementale d'urgence medicopsychologique (CUMP) intervenant en cas de catastrophe ou d'accident collectif, qui a son siege au centre hospitalier de Pfastatt. Il gere egalement les equipes mobiles : - (EMPP) sur Colmar et Mulhouse (en partenariat avec le GHRMSA), -, - a Ado'sphere a Rouffach, - (EMPAA) a l'hopital de jour le a Rouffach Enfin, il assure le fonctionnement des unites mobiles d'evaluation et de soins - UMES. Ce dispositif permet une evaluation de personnes en souffrance psychique, par une equipe specialisee en psychiatrie. L'UMES a pour missions : de favoriser l'acces aux soins, de privilegier les prises en charge ambulatoires en centres medicopsychologiques, au plus proche du domicile du patient, de limiter les hospitalisations en service specialise aux seules situations pour lesquelles cela est medicalement indispensable. Description du poste : Le Centre Hospitalier de Rouffach recherche une secretaire pour son multi-accueil "Les Cigogneaux" Poste a temps partiel (50%). La secretaire au multi accueil, outre la fonction d'accueil telephonique et d'ouverture de la structure a l'arrivee du public, assure un role de gestion des recettes de la structure (paiement des factures de presence). Elle assure egalement des taches administratives et collabore avec l'equipe au sujet des informations sur la presence des enfants dont elle a eu connaissance (mail, telephone) afin d'optimiser l'accueil des enfants et repondre aux sollicitations des parents Missions Gestion financiere Suivi des presences des enfants, pointage et controle des presences des enfants avant etablissement des factures dans le logiciel BELAMI Controle des paiements Suivi des encaissements sur le compte DFT Envoi hebdomadaire des donnees du compte au services des finances Etablissement des bordereaux d'encaissement (cheques bancaires et cheques Cesu) Envoi des cheques bancaires a la Tresorerie du GHRMSA Enregistrement sur le compte dematerialise des Cheques Cesu Suivi des frais de gestion des cheques Cesu a envoyer au service des finances Controle de l'adequation des contrats aux presences constatees Suivi sur le Compte Belami des statistiques financieres CAF Repondre aux demandes du service des finances si demande de donnees statistiques complementaires Traitement de donnees informatiques Entree des contrats apres validation de la responsable Entree des donnees de presence mensuellement pour les plannings variables Etablissement des contrats en collaboration avec la responsable de la structure Etablissement des factures et envoi Assurer des fonctions de secretariat (dactylographier les comptes rendus, courriers pour l'equipe d'encadrement). Accueil - Assurer l'accueil telephonique, et l'accueil du public- Assurer la securite des enfants en etant vigilante lors de l'ouverture de la porte d'entree- Donner les informations generales et orienter les parents selon leur demande (rendez-vous avec les puericultrices ou la directrice) Relations externes - Travailler en etroite collaboration avec la direction des finances et le tresor public. Horaires : Lundi et mercredi : 8h30 a 12h30 Mardi et jeudi : 13h30 a 17h30 Vendredi : 8h30 a 12h Profil recherché : Maitrise des outils informatiques Accueillir, orienter, renseigner un public