Vos missions en quelques mots L’agent d’accueil et d’instruction contribue à l’accès aux droits sociaux des usagers et à leur accompagnement en assurant : - Un accueil professionnel et bienveillant (physique/téléphonique) pour orienter, informer et filtrer les demandes. - Une instruction rigoureuse des dossiers d’aides (légales et facultatives) dans le respect des procédures, en vue de leur présentation en commissions. - Un rôle de médiation et de sécurité pour garantir un climat serein dans les espaces d’accueil et une application stricte des règles du CCAS. ACTIVITÉS : 1. Instruction des demandes d’aides sociales Objectif : Garantir un traitement équitable, complet et conforme des dossiers pour permettre une décision éclairée en commission. *Aides facultatives dispensées par le CCAS : - Recevoir en rdv, identifier, qualifier et instruire les demandes (vérification des pièces, calculs de ressources/charges, orientations vers d’autres organismes si nécessaire, etc.). - Préparer les dossiers pour les commissions (rédaction de courts rapports, tableaux de bord, saisie portails fournisseurs et logiciel métier). - Assurer le suivi administratif (rédaction des courriers de réponse aux usagers, saisies portails fournisseurs, etc.) *Aides légales : - Recevoir en rdv, identifier, qualifier les demandes et gérer les dossiers (RSA, hébergement d’urgence, obligation alimentaire, Améthyste, MDPH/ASPA) - Recevoir en rdv, identifier, qualifier et instruire les demandes de domiciliation et de chèques alimentaires (CAP) (via logiciel métier) ; - Réaliser les enquêtes de ressources nécessaires (ex. : regroupement familial OFII). - Assurer le suivi administratif (courriers, saisies portails fournisseurs) et la remise des aides au public (CAP) ; *Participation aux commissions internes d’attribution d’aides sociales : - Préparer les courts rapports (calculs QF, synthèses) et les présenter en commission ; - Renseigner les outils de pilotage (tableaux de bord, saisies informatiques). 2. Accueil physique et téléphonique Objectif : Offrir un premier niveau de réponse efficace et sécuriser l’espace d’accueil. *Gestion des flux : - Filtrer les appels et orienter vers les services compétents. - Accueillir les usagers : identifier leur demande, les informer ou les orienter vers les organismes compétents ; - Premier niveau d’information sur les dispositifs du CCAS (aides, procédures). *Sécurité et logistique : - Contrôler l’accès aux locaux (box d’accueil, salle de réunion). - Veiller à la propreté et à l’ordre dans l’espace d’attente. - Appliquer les consignes de sécurité (personnes, biens, locaux). *Médiation : - Désamorcer les conflits (usagers mécontents, tensions). - Signaler tout comportement ou acte susceptible de nuire à la sécurité. La prise d’accueil se fait en alternance avec le 2ème agent d’accueil et d’instruction, selon un planning défini et en fonction des besoins du service. Profil recherché Savoirs : - Connaître le fonctionnement, le rôle et les activités d’un CCAS - Connaissance des différents publics - Connaissance des dispositifs sociaux (légaux/facultatifs) - Capacité à identifier une situation et à l’analyser (1er niveau de diagnostic et de propositions) - Rédaction administrative Savoirs faire : - Capacité d’expression orale et écrite - Maîtrise de l'outil bureautique/informatique - Capacité d’adaptation et d’ajustement du comportement à des situations variées, gestion des situations conflictuelles - Capacité à travailler en équipe et assurer une polyvalence - Gestion des conflits Savoirs être : - Rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités - Réactivité et gestion du stress - Sens du service public et appétence pour l’accompagnement social de personnes en difficulté - Sens de l’écoute - Discrétion et ponctualité - Autonomie, dynamisme, curiosité intellectuelle Expérience souhaitée dans un domaine similaire Formation souhaitée en secrétariat
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