Assistant exploitation (h/f)

Responsabilités principalesGestion exploitation et coordinationSuivi et remonté des KPIsPréparation des réunions clients et internes Suivi du SMIGestion des accès au site Participer à la coordination des opérations quotidiennes sur site.Assurer le suivi contractuel.Gérer les commandes fournisseurs.Participer aux tâches administratives de lancement, de suivi et de clôture des affaires.Communication et coordination :Faciliter la communication entre les équipes internes et les parties prenantes.Organiser et coordonner les réunions et les échanges d'informations.
Suivi de la performance : Collecter, compiler et analyser les données opérationnelles.Suivre les indicateurs de performance.Préparer les rapports et les tableaux de bord.
Gestion administrative et documentaire :Gérer et mettre à jour la documentation opérationnelle, les procédures et les documents internes.Assurer le support administratif courant.Coordonnée l'organisation des visites médicales.Accompagner l'organisation des formations.Prise en charge de l'administration de l'activité du site (mettre à jour les bases de données, fichiers de suivi, code d'accès et logiciel de gestion de l'activité).Enregistrer des éléments variables dans le drive et suivi des dates de fin de contrat.Réalisation du classement et l'archivage des documents administratifs (courriers, factures, devis)Suivi de la traçabilité des prestationsCoordonner les visites médicales ainsi que la formationGestion commerciale :Accueil physique/téléphonique des clients et fournisseursSuivi des affaires : rapports d'intervention, commandes clients/fournisseurs, préparation de la facturation et relance des factures impayéesGestion financière :Etablissement des résumés de contrat et diffusionMise à jour des outils d'exploitation type GMAO,Tenue des plannings, collecte des bons d'intervention et classement, enregistrement et suivi des plans d'actions.Enregistrement des commandes travaux et ouverture des codes chantier, assistance aux achats saisie de bons de commande et réception, suivi de réalisation des chantiers, mise à jour des dates de fin et facturation.Préparation des rapports d'activité Client.Gérer l'interface facturationRéglementaire :Garantir le respect des règles de sécurité et d'environnement édictées par le groupeEffectuer le suivi réglementaire en collaboration avec le responsable d'exploitation