Assistant administrative et charge de l’accueil h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi La Communauté de Communes Dombes Saône Vallée, basée à Trévoux (Ain) regroupe 19 communes et forme à 25 km au Nord de Lyon un territoire dynamique où il fait bon vivre grâce à ses paysages et ses nombreux services publics. Pour renforcer son équipe d’assistantes, elle recherche un ou une nouvel(le) collaborateur(trice).

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET CHARGE(E) DE L’ACCUEIL

Placé(e) sous l’autorité directe de la Responsable du service Administration Générale, ce poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique de façon prioritaire et aux personnes non-fonctionnaires. Missions / conditions d'exercice Au sein d’une équipe de 4 personnes vous devrez assurer :

Le secrétariat :
•Assurer le secrétariat des services (rédaction, prise de notes et frappe de courriers, préparation de rapports et de comptes rendus, suivi des signatures, enregistrement par mail, diffusion…) et traiter le courrier arrivée/départ,
•Assurer l’affranchissement du courrier, la réception et l’acheminement des colis vers leurs destinataires,
•Participer à des mailings, des publipostages et mettre à jour des bases de données, des contacts Outlook,
•Organiser des réunions avec les élus et nos partenaires (invitations, logistique,...),
•Participer à la communication de la CCDSV en mettant à jour le site internet de la CCDSV.

L’accueil du public :
•Assurer l’accueil téléphonique et physique du public,
•Renseigner les habitants du territoire sur la politique de réduction des déchets et vendre les bacs poubelle, les composteurs et les cartes de déchetterie,
•Assurer la vente des cartes de transport scolaire et des tickets du Saônibus®

Missions spécifiques :
1°) Assistance sur le périmètre d’action de la CTG,
- Compilation des données des diagnostics,
- Compléments de recherche (INSEE, benchmarking…),
- Préparation à l’organisation des comités de pilotage de coopération territoriale : invitations, suivi des présents/absents, fiches de présence, etc. ,
- Préparation à l’organisation des comités techniques de coopération territoriale : invitations, suivi des présents/absents, fiches de présence, etc. ,
- Réalisation et tenue à jour des bases de données par secteurs (enfance, logement, handicap, etc.),
- Relecture des comptes-rendus de réunions et diffusion aux partenaires,
- Assistance dans la réalisation d’actions de communication en direction des usagers.

2°) Au sein de la CTG, assistance dans le domaine de la petite enfance
- Compilation des données des diagnostics,
- Compléments de recherche,
- Préparation des commissions d’admission, comité de suivi petite enfance et autres réunions,
- Mise à jour des bases de données petite enfance,
- Secrétariat de suivi de l’activité : statistiques,
- Orientation des porteurs de projets PAJE,
- Suivi budgétaire des DSP petite enfance. Profils recherchés •Riche d’une expérience souhaitée de 1 à 2 ans dans un poste similaire,
•Avec une formation Bac ou Bac + 2 en secrétariat de direction ou assistante de gestion,
•Doué(e) d’un excellent relationnel et avec un réel sens du service public, on vous aime pour votre discrétion, votre capacité d’écoute et d’analyse,
•Vous êtes organisé(e) et réactif(ive),
•A l’aise avec les outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.