Assistant d'exploitation - service technique siège h/f

Quels seront vos futurs challenges ?

Vous interviendrez sur des missions de transformation opérationnelle et d'accompagnement des métiers, dans un contexte d'entreprise en évolution. Vous intégrerez l'équipe Environnement de travail rattachée à la Direction des Ressources Humaines, Organisation et Moyens.

En tant qu'Assistant d'exploitation - Service Technique Siège, vous interviendrez sur :

Gestion administrative et opérationnelle

- Analyser et traiter des demandes d'intervention via l'outil de GMAO SAM FM;
- Suivre le cycle de vie des demandes et la création d'un outil de suivi (délais, nombre, dérive, etc);
- Être l'interface entre les utilisateurs internes, les équipes techniques et les prestataires;
- Gérer les données administratives du service (classement, archivage, reporting);
- Suivre les sinistres (Abeille Province, ALBEA & UFF).

Suivi comptable et financier

- Gestion des commandes;
- Contrôler et être en charge du rapprochement des factures fournisseurs;
- Renseigner les outils de suivi budgétaire du service (tableaux de bord, indicateurs);
- Être l'interface avec la comptabilité et les achats.

Relation clients internes et Prestataire externe

- Traiter les demandes et réclamations avec un souci de qualité de service et communiquer sur l'avancement des interventions;
- Contribuer à la satisfaction des clients internes;
- Participer aux réunions avec les prestataires et relancer les intervenants.

Reporting et outils

- Mettre à jour des tableaux de suivi et indicateurs d'activité;
- Extraire et analyser les données depuis SAM FM;
- Participer à l'optimisation des outils et procédures du service.
- Assurer le suivi et l'animation de l'outil BEELDI par les différents intervenants

Secrétariat du Service Technique Siège

- Assurer le secrétariat courant du service (gestion des appels, des courriels et du courrier);
- Organiser et suivre de l'agenda du Responsable du Service Technique siège;
- Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, supports)et en rédiger des comptes rendus ainsi que des notes internes;
- Mettre en forme et diffuser des documents (procédures, reporting, présentations).

Dans quel environnement évoluerez-vous ?

Vous rejoindrez l'équipe Environnement de travail composée de 2 collaborateurs, dans une dynamique collaborative et orientée résultats.

Etes-vous la personne qui saura relever ce challenge ?

Votre profil

- Formation Bac +3/4 en Immobilier/Logistique
- Vous avez une expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire dans un service technique, immobilier, maintenance ou multiservices
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et des logiciels métiers notamment d'un outil GMAO (SAM FM ou équivalent)
- Connaissances des bases comptables

Vos atouts

- Excellent relationnel: capacité à travailler en équipe, d'échanger avec des interlocuteurs variés et d'avoir un sens du service client
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Gestion des priorités, respect des délais
- Autonomie, fiabilité et discrétion professionnelle

Ce que nous avons à vous proposer?

Une rémunération globale, composée:
- D'une part fixe,
- D'une part variable: Individuelle, et collective, via l'Epargne salariale (Participation / intéressement),
- Une surcomplémentaire retraite (PERE - Plan d'Epargne Retraite Entreprise)
- Du télétravail, encadré par un accord qui prévoit jusqu'à 2,5 jours de télétravail par semaine, accessible après la période d'intégration (sauf exception), Le télétravail donne droit à des titres restaurant, une aide à l'équipement et une indemnité internet mensuelle.
- Une mutuelle interentreprise avantageuse.
- Un remboursement de transport flexible, encadré par un forfait mobilité durable, pour favoriser les mobilités douces.
- Entre 26 et 29 jours de congés payés et 15 jours de RTT pour un temps plein.
- Un CSE avec des offres et services attractifs.
- Des offres de produits d'assurance et un accompagnement personnalisé,
- Un environnement de travail chaleureux et convivial 100% en flex-office, facilement accessible en transport