Gestionnaire administratif.ve de formations - f/h

RESPONSABILITÉS :

Au sein de la Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université, qui accueille chaque année près de 10 000 étudiantes et étudiants répartis sur les sites d'Aix-en-Provence, Marseille et Arles, l'Institut Louis Favoreu (ILF) joue un rôle essentiel dans la vie pédagogique et scientifique de l'établissement. Inséré dans une organisation structurée autour de services d'appui, d'instituts facultaires et d'unités de recherche, l'ILF évolue dans un environnement dynamique, propice à la transmission des savoirs, à l'apprentissage et à la production de connaissances.
Intégré à une équipe à taille humaine composée de trois gestionnaires et placé sous l'autorité de la direction de l'ILF, le poste contribue activement au bon fonctionnement administratif des formations, en formation initiale comme en formation continue. Il s'agit d'un rôle central, au contact quotidien des personnels, de l'équipe enseignante et des usagers, qui implique accueil, information et orientation, ainsi qu'une gestion rigoureuse des échanges écrits et des outils de communication.
Le poste participe à la diffusion et à la mise à jour des informations relatives aux formations et accompagne les activités de scolarité, depuis le suivi des candidatures jusqu'à l'organisation des emplois du temps et des examens. Il prend également part à la vie scientifique de l'Institut et de l'UMR DICE en contribuant à l'organisation matérielle et logistique de manifestations telles que colloques, séminaires ou journées d'étude.
La mission inclut par ailleurs le suivi administratif de l'équipe enseignante « vacataires », la préparation des déplacements et séjours des invités extérieurs en lien avec la gestion financière, ainsi que la gestion des conventions de stage. Elle repose sur un travail soigné de saisie, de mise à jour et de transmission de données et de documents, complété par des activités de classement et d'archivage, garantes de la fiabilité et de la continuité du service.
Ce poste offre ainsi l'opportunité de s'inscrire pleinement dans un environnement universitaire stimulant, au croisement des enjeux pédagogiques, administratifs et scientifiques, au sein d'une équipe engagée et collaborative.

PROFIL RECHERCHÉ :

Rejoignez-nous si vous souhaitez mettre vos compétences au service d'un environnement universitaire dynamique, appréciez les missions administratives alliant rigueur, polyvalence et relations humaines, et disposez idéalement d'une bonne compréhension du fonctionnement des universités ou d'un réel intérêt pour leur organisation et leurs missions.
À l'aise avec les techniques de secrétariat, vous gérez courriers, courriels et archivage avec méthode, utilisez efficacement les outils bureautiques et ressources numériques, évoluez sans difficulté dans des environnements dématérialisés et maîtrisez les plateformes de gestion et outils informatiques nécessaires au suivi administratif.
Votre expérience en gestion administrative vous permet de traiter des dossiers de façon fiable, d'organiser classement et conservation des documents, de respecter les procédures administratives et réglementaires, de saisir et actualiser les données avec précision et de rendre compte de votre activité de manière claire et structurée.
Doté.e d'un sens aigu du service public, vous faites preuve de rigueur, maîtrise de soi et efficacité, savez travailler de manière autonome et en collectif, vous adapter à des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, partenaires, structures extérieures), gérer priorités et urgences avec discrétion, confidentialité, discernement et professionnalisme.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Flexibilité possible de l'organisation du travail (télétravail, semaine en 4j ou 4,5j) dès 2 mois d'ancienneté, selon le cadre de la structure et en accord avec le manager.
- Équilibre des temps de vie : jusqu'à 50 jours de congés la première année, puis 58 jours après un an, selon l'organisation et le temps de travail.
- Prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires.
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.
- Prise en charge des transports en commun à 75 % compatible avec un forfait mobilité durable.
- Possibilité de place de parking ou de forfait mobilité durable pour l'usage du vélo sur les trajets domicile-travail.
- Accès à des prestations de loisir, sport, culture et social.