Assistant.e administrative

🎯 Votre rôle


Au sein du Pôle Projets & Travaux, vous intervenez sur l’ensemble des opérations liées aux campagnes CAPEX, aux rénovations, aux constructions et à la gestion des services généraux.


Vous êtes un maillon clé du suivi administratif, financier et opérationnel, en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.


🛠️ Vos missions


1. Animation des campagnes CAPEX

* Piloter les campagnes annuelles (commandes, planification, livraisons, facturation…).
* Être l’interlocuteur privilégié des prestataires, hôteliers et équipes finance.


2. Suivi administratif des rénovations & constructions


* Gérer le suivi financier avec chefs de projets, maîtres d’œuvre et contrôleurs de gestion.
* Suivre les dossiers (amiante, huissiers, caution bancaire…).
* Préparer les commissions d’ouverture et livraisons des nouveaux hôtels.
* Gérer la Dataroom lors des reprises d’hôtels.
* Suivre les documents prestataires via la plateforme E-attestations.
* Assurer la clôture et l’archivage des dossiers.


3. Gestion des services généraux – Locaux parisiens


* Gérer les badges d’accès, le stock, les fournitures et consommables.
* Suivre les interventions techniques et prestataires.


4. Missions transverses


* Collaborer étroitement avec les binômes, chefs de projets, bailleurs et services internes (développement, achats, finance…).
* Diffuser les procédures et informations auprès de l’équipe et des prestataires.
* Faire vivre les outils de suivi et proposer des améliorations continues.


👤 Profil recherché


Expérience :


5 ans minimum sur un poste administratif similaire, idéalement en environnement technique / travaux.


Compétences techniques :


* Maîtrise Google Workspace
* Maîtrise Office 365
* Anglais : niveau de base


Soft skills :


* Autonomie & polyvalence
* Rigueur & sens de l’organisation
* Priorisation & réactivité
* Excellent relationnel