Description entreprise :
L'Inserm est le seul organisme public francais entierement dedie a la recherche biologique, medicale et en sante des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupes en 12 Delegations Regionales. Notre institut reunit 15 000 chercheurs, ingenieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : ameliorer la sante de tous par le progres des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en sante publique. Rejoindre l'Inserm, c'est integrer un institut engage pour la parite et l'egalite professionnelle, la diversite et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, des le recrutement et tout au long de la carriere. Afin de preserver le bien-etre au travail, l'Inserm mene une politique active en matiere de conditions de travail, reposant notamment sur un juste equilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. L'Inserm a recu en 2016 le label europeen HR Excellence in Research et s'est engage a faire evoluer ses pratiques de recrutement et d'evaluation des chercheurs. Structure : Le departement de la science ouverte (DSO) a pour mission de porter la politique de science ouverte de l'etablissement en accord avec celles declinees au plans national et europeen. Il fournit aux chercheurs un support et des outils leurs permettant de s'inscrire dans cette politique. Il met aussi a leur disposition les bases documentaires indispensables pour leur travail.
Description du poste :
Mission principale : La personne titulaire du poste realise la gestion administrative du departement et la gestion financiere dont elle est garante dans le respect des techniques, des regles et des procedures applicables au domaine de la gestion financiere et/ou comptable de l'etablissement public. Elle epaule le directeur du departement dans la gestion du budget dedie aux abonnements bibliographiques et dans les relations avec les representants commerciaux des grands editeurs. Activites principales: * Apporter un soutien administratif a la direction du DSO (agenda, organisation des reunions, compte-rendu, gestions des courriers et information) et aux membres du departement (commandes, gestions des deplacements, documents administratifs) * Suivi des outils collaboratifs du departement * Interaction avec l'ensemble des departements de l'Inserm, prestataires externes et partenaires * Assurer le suivi du budget de fonctionnement et le budget dedie aux abonnements des ressources bibliographiques, commandes, facturation. Assurer l'interface administrative avec le service financier de l'Inserm et les fournisseurs. Verifier l'equilibre budgetaire Activites associees * Assister le directeur du DSO dans ses engagements aupres du Comite pour la science ouverte (MESR) et la presidence de l'association EPRIST (gestion et organisation des reunions, compte-rendu, relation avec les membres d'EPRIST)* Aider a la mise a jour et a l'enrichissement des documents et textes references pour la politique institutionnelle en matiere de la science ouverte* Appui administratif aupres de la Delegation a l'integrite scientifique : - Constitution de dossiers : inventorier, organiser, classer des documents et pieces de reference - Archivage- Appui a la redaction (avis, rapports annuels, syntheses, compte-rendu)- Relations (ponctuelles) avec divers services administratifs du siege ou des delegations regionales- Gestion ponctuelle de missions Specificite(s) et environnement du poste Pas de contrainte particuliere
Profil recherché :
Connaissances : * Connaissance des logiciels bureautiques et des outils informatiques * Maitrise du progiciel de gestion SIFAC + (IP /PO, Missions) * Connaissances des circuits de gestion des commandes et achats de l'Inserm * Connaissances de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs principaux Savoir-faire : * Organisation et planification, priorisation de ses activites * Restitution des informations orales et ecrites pour transmission * Redaction de differents types de documents, expression ecrites et mise en forme * Organisation des donnees, partage, classification, archivage * Gestion d'un budget, previsions et suivie des depenses * Anglais (comprehension de contenu de courriers ou emails) Aptitudes : * Gout du travail en equipe * Rigueur * Reactivite et sens des priorites * Capacite d'initiative * Faculte d'adaptation a des interlocuteurs differents * Esprit de synthese et d'initiatives * Curiosite et interet pour la nouveaute * Respect de la confidentialite Experiences souhaitees : * Experience en gestion des administratives et/ou assistanat de direction Niveau de diplome et formations : * Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager
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