Assistant administratif rh h/f

RESPONSABILITÉS :

Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour GR Education.
GR Education est un centre de formation spécialisé dans les métiers de l'accueil et de la relation clients. Nous proposons deux types de programmes de formation :
• Formation Qualifiante : Préparation au Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) de Chargé d'Accueil.
• Formation Continue : Modules spécialisés dans l'accueil, la relation clients, et la performance commerciale.
Notre mission est de former des professionnels compétents et de contribuer à l'amélioration continue des compétences dans ces domaines.

Vos principales missions :
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et logistique du centre de formation. Sous la responsabilité du Directeur du centre de formation, vous serez également en charge du suivi administratif des stagiaires en lien avec leurs entreprises d'accueil. Vos missions principales seront :
• 1. Gestion Administrative Générale :
o Assurer l'accueil téléphonique et physique des apprenants, formateurs et partenaires.
o Gérer les inscriptions des apprenants et leur dossier administratif (contrats, conventions, financements).
o Assurer la préparation, l'envoi et le suivi des documents administratifs (convocations, attestations, certificats).
o Coordonner les plannings de formation et les agendas des formateurs.

2. Suivi des Stagiaires en Entreprise :
o Assurer la liaison administrative avec les entreprises d'accueil des stagiaires.
o Suivre les présences et absences des stagiaires, et informer les entreprises d'accueil en cas de besoin.
o Gérer les conventions de stage et s'assurer du bon déroulement administratif des périodes en entreprise.
o Maintenir à jour les fichiers de suivi des stagiaires, en collaboration avec les entreprises d'accueil.

3. Support Logistique :
o Organiser les sessions de formation : réservation des salles, commande de matériel, impression des supports pédagogiques.
o Gérer les fournitures de bureau et le matériel nécessaire au bon déroulement des formations.
o Assurer le suivi et la gestion des relations avec les fournisseurs.
o Assurer le suivi du bon fonctionnement et de l'approvisionnement des distributeurs

4. Gestion des Relations Apprenants :
o Être le point de contact privilégié pour les apprenants en ce qui concerne les questions administratives et organisationnelles.
o Participer activement à la satisfaction des apprenants en veillant à la qualité de l'accueil et à la fluidité des informations transmises.

5. Soutien à la Communication :
o Contribuer à la mise à jour des supports de communication (brochures, site internet, réseaux sociaux).
o Participer à l'organisation d'événements internes (réunions d'information, journées portes ouvertes).

PROFIL RECHERCHÉ :

· Formation : Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.

· Expérience : Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation ou de l'éducation.

· Compétences Techniques :
o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
o Connaissance des logiciels de gestion de la formation est un plus.

· Compétences Comportementales :
o Excellent sens de l'organisation et rigueur administrative.
o Aisance relationnelle, avec un fort sens de l'accueil et du service.
o Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.
o Esprit d'initiative et autonomie.

Avantages:
· Participation active au développement d'un centre de formation en pleine expansion.
· Environnement de travail collaboratif et dynamique.
· Opportunités d'évolution au sein de l'organisation.