L'assistant du Directeur Général Adjoint (DGA) du Pôle des solidarités (PDS) fait le lien entre les services, la direction générale et les partenaires externes. Il met en œuvre l'organisation du travail du DGA et du directeur de l'action sociale de proximité (DASP) : organisation de l'agenda du DGA et du DASP (organisation des RDV et gestion des invitations électroniques, préparation et organisation logistique de ces événements professionnels), accueil téléphonique et physique des RDV, suivi rigoureux des échéances avec tableau de suivi partagé, assurer les liaisons internes et externes nécessaires au bon fonctionnement du service ( en interne: directeurs et chefs de service, chargés de mission, lien étroit avec le cabinet du Président et les assistants de direction de la collectivité, lien avec les élus du Conseil départemental / en externe : relation avec les élus du territoire, organismes et institutions dont les missions s'articulent avec celles du PDS, les usagers, les associations). L'assistant est également l'assistant de prévention pour le PDS. Activités principales du poste Appui fonctionnel DGA/DASP : Organiser le temps professionnel du DGA et du DASP : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements. Organiser les réunions institutionnelles du DGA et du DASP : assurer l'organisation pratique, tenir et actualiser les listings officiels (partenaires, invités pour un événement,) Gérer l'accueil physique et téléphonique Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier de la Direction du pôle et assurer le suivi des échéances liées à ces correspondances interne ou externe. Suivre le courrier numéroté concernant le Pôle des solidarités de manière partagée avec l'assistant du Directeur Général des services et veiller au respect des échéances, de manière cohérente et avec le souci de la gestion des priorités. Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, supports de présentation, frappe de documents, prise de notes, préparation de support informatique), classer et archiver les dossiers papiers et dématérialisés. Appui aux élus : Organiser, planifier et assister aux réunions de la commission en charge des affaires sociales et de la santé : proposition de l'ordre du jour au DGA, des relevés de décisions, organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires, lien avec le service Assemblée, proposition du planning annuel des commissions, lien régulier avec les élus. Organiser des rendez-vous, en lien avec les vice-présidents et les élus. Enregistrer et suivre les subventions à caractère social – instruction et mandatement. Animer le réseau des référents de l'outil AIRS DELIB pour le PDS. Activités transversales : Alimentation des tableaux de bord, gestion de la boite mail générique Solidarités et interlocuteur sur la gestion des mails de la boîte du Département de l'Aube, participation au groupe des assistants de direction, gestion des contraventions en lien avec le secrétariat du DGS. Assistance de prévention : Gestion des demandes ASTECH pour la direction Mission de guide file pour le PDS Suivi des DUERP de la Direction Générale adjointe et de la DASP.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.