Secrétaire adminsitrative (h/f)

Missions : Rattaché(e) au Pole de la protection de l'enfance et de la Jeunesse de Claire Amitié France, sous la conduite du directeur, la(le) secrétaire « effectue des tâches administratives complexes liées au secrétariat » sur 2 sites et a donc pour missions de :

Gestion administrative
* Mettre à jour les tableaux relatifs aux affichages obligatoires et aux outils qualité
* Actualiser les données statistiques en lien avec Interconsult

Pour le service d'hébergement et de semi-autonomie (jeunes majeurs):
Veiller à la mise à jour et à l'ouverture des dossiers sur Interconsult
Assurer le suivi des documents administratifs, en lien avec les partenaires extérieurs

Organisation de la vie des structures
* Gérer les commandes de fournitures de bureau
* Suivre le parc automobile (planification et suivi des rendez-vous)
* Organiser les rendez-vous liés à la sécurité des sites et aux interventions de prestataires extérieurs

Pour le service d'hébergement et de semi-autonomie (jeunes majeurs):
Suivre les commandes des kits d'installation des jeunes dans leur logement
Assurer le suivi du mobilier

Participation aux réunions
Participer aux réunions de pôle et en assurer les comptes rendus

Qualités et compétences requises
- Une capacité d'organisation et de gestion des priorités
- Le sens du contact
- La capacité d'adaptation
- L'esprit d'initiative
Outre ses qualités organisationnelles, le secrétaire doit être en mesure de faire preuve tout d'une grande polyvalence, car le métier requiert également de solides compétences administratives et bureautiques :
- Connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
- Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
- Savoir hiérarchiser et classer des documents
- Savoir communiquer rapidement et efficacement

Statut :
- Grille salariale de la convention collective 51 +prime annuelle
- CDI à temps complet
- 36h/semaine + 6 jours RTT