Chargé(e) du secrétariat du service et suivi administratif des dispositifs

Vos missions en quelques mots Activités principales : - Secrétariat du service Hébergement logement : * Gestion du courrier du service et des parapheurs * Gestion et tenue à jour des plannings de congés, des organigrammes et des différents répertoires utiles au service * Gestion des démarches administratives des cadres du service HL: réservation de salles et gestion des ordres de mission et des Etats de frais dans chorus DT * Prise de notes et comptes-rendus de réunion du service (ou d'Unité à la demande) * Recensement des besoins en matériel (petites fournitures de bureau, mobilier, etc) * Suivi des tableaux d'activités du service * Secrétariat des commissions des situations atypiques - Suivi administratif et financier des dispositifs d'hébergement logement : * Rédaction de conventions en appuie aux unités * Suivi de tableaux de bord. Profil recherché E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine. M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat. A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements. N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…) Connaissances : - Connaître l’environnement institutionnel et administratif - Règles et procédures administratives - Maîtrise de l'orthographe et de l’outil informatique Savoir-être : - Savoir communiquer - Savoir faire preuve de réactivité et de capacité d’adaptation - Savoir travailler en équipe Savoir-faire : - Organiser des réunions - Rédiger des documents administratifs - Réaliser des tableaux de suivi d'activité - Utiliser les outils de systèmes d’information. Compétences attendues Connaissances : - Connaître l'environnement institutionnel et administratif - Règles et procédures administratives - Maîtrise de l'orthographe et de l'outil informatique Savoir-être : Faire preuve de rigueur et avoir le sens des priorités - Savoir communiquer - Savoir faire preuve de réactivité et de capacité d'adaptation - Savoir travailler en équipe Savoir-faire : - Réaliser des tableaux de suivi d'activité - Utiliser les outils de systèmes d'information. Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Raphaëlle STARCK - Cheffe de service - 03 87 21 54 31 - raphaelle.starck@moselle.gouv.fr Christophe QUEUCHE - 06.87.21.85.24 - christophe.queuche@moselle.gouv.fr