Assistant.e de direction présidence / direction générale des services

À propos de nous

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

Composée de 13 établissements (Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, Ecole des Arts Décoratifs - PSL, Ecole nationale d'architecture Paris - Malaquais - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL), 2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires.

PSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.

Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.

Pour plus d’informations :


Mission

Mission :

En renfort, assurer l'assistanat du Président de l'université et de la direction générale des services.

Activités :

Présidence :

* Gestion d’un agenda complexe et prises de rendez-vous bilatéraux ou multilatéraux en présentiel ou distanciel

* Gestion intégrale des courriers et courriels (Réception, suivi et relance internes, envoi, archivage)

* Gestion et mise à jour des fichiers contact du président de l’Université

* Filtrage téléphonique

* Préparation et impression des dossiers de la Présidence

* Coordination logistique des rendez-vous de la présidence (Réservation des salles, fléchage, matériel informatique mis à disposition, gestion éventuelle de traiteur, vérification des matériels, coordination et appui événement, accueil physique des participants…)

* Organisation des déplacements professionnels de la présidence (réservations de billets, hôtels, devis, visas…)

Direction générale des services :

* Réalisation de commande de matériel, fournitures, consommables

* Classement des dossiers et archivage

Outils et logiciels utilisés:

* Pack Office

* Visioconférence : Teams

* Logiciel de réservation de voyages

Lieu d'activité :

* Paris 75006


Poste ouvert aux :

* Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat

* Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 36 mois

*Rémunération suivant profil et dans la fourchette : 43,2 à 54K brut annuel

* Temps de travail hebdomadaire : 39 heures

* Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète

* Télétravail selon politique de PSL et activités du service

* Ecole de formation interne

* Tickets restaurant

* Prise en charge transport par PSL : 75%

* Contrat collectif de mutuelle santé

* Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)

L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.


Profil

Niveau minimum de diplôme requis : Bac+3

Domaines : Assistanat, gestion, communication

Expérience : Confirmée. Le candidat ou la candidate devra disposer d’une expérience solide dans un poste et un environnement similaire.

Compétences / Connaissances :

* Connaissance du protocole

* Sens aigu de l’organisation dans un environnement complexe et agenda contraint

* La connaissance du monde de l’Enseignement supérieur et de la recherche et de son organisation est un plus.

Qualités personnelles :

* Sens aigu de la confidentialité

* Sens de la communication/relationnel et de la diplomatie

* Solides compétences rédactionnelles

* Méthode et rigueur

* Polyvalence et capacité d’anticipation et d’adaptation

Compétences numériques :

* Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, power point, messagerie électronique, internet, etc.)

Anglais :

* Niveau B2 à C1 du CECRL

* Maîtrise avérée de l’anglais oral et écrit : Interactions quotidiennes


Candidater :

* CV et lettre de motivation