Gestionnaire administratif – direction de la stratégie

Gestionnaire Administrative
Direction de la Stratégie
Autorisations Contractualisation Coopération

Définition du poste :

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie
En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.

Missions générales et administratives :

1. Coordination et suivi du courrier et des mails
2. Gestion des envois par courrier
3. Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
4. Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
5. Collecte de données
6. Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
7. Rédaction de compte rendu de réunions
8. Planification et participation aux instances

Missions Spécifiques :

Stratégie et projets médicaux :

9. Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
10. Rédaction du projet d’établissement
11. Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
12. Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
13. Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

Suivi des conventions et coopérations :

14. Gestion administrative
15. Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel (actualisation du tableau de bord de suivi)
16. Etude des conventions et propositions de rédactions

Dossiers d’autorisation :

17. Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
18. Pré rédaction des données et des trames de réponses
19. Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
20. Préparation des visites de conformité

Appels à projets :

21. Recherche des appels à projet et appels à candidature et transmission aux personnes concernées.
22. Actualisation du tableau de bord de suivi.
23. Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées
24. Gestion de la Cellule Instruction projet :
o Programmation des réunions
o Saisir les directions et les équipes concernées
o Actualiser le tableau de suivi des projets
o Mettre en place des plans d’actions
o Rédaction des ordres du jour et des relevés de décisions

Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

25. Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
26. Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
27. Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

Enquêtes :

28. Coordination des réponses aux enquêtes et préparation des trames de réponse (l’ARS, FHF, OR2S, DRESS.).
29. Actualisation du tableau de bord de suivi.
30. Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.

Rapport d’activité :

31. Coordination interne des demandes de rapports d’activités :
– Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
– ..

Protocoles de coopération :

32. Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives
33. Suivi des indicateurs des protocoles de coopération déclarés

Lien Ville Hôpital :

34. Participer à l’organisation des événements ville hôpital
35. Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.

Aptitudes :

36. Dynamisme et implication professionnelle
37. Capacité à travailler en autonomie
38. Adaptabilité et réactivité
39. Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
40. Rigueur administrative
41. Aisance à l’utilisation des outils bureautiques

Savoir être :

42. Sens de la confidentialité et de la discrétion
43. Sens de la diplomatie
44. Sens du travail en équipe
45. Aisance relationnelle
46. Capacité d’adaptation et de disponibilité

Profil recherché :

47. Formation de niveau Bac
48. Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
49. Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus