Office manager & executive assistant — senior (h/f)

Ton rôle Tu es la personne qui fait que tout tourne bien. À la fois bras droit de la Chief of Staff sur les sujets direction / opération, et garant·e de l’expérience collaborateur au quotidien (office, rituels, onboarding, culture). Tu structures, anticipes, coordonnes… et tu sais aussi créer de l’énergie. Tes missions Executive Assistant (Direction / Opérations) Gérer le courrier : réception, tri, transmission Piloter l’organisation des voyages & déplacements (transport logement) Préparer les instances dirigeantes (COMEX, CODIR) : réception de l’ordre du jour (depuis la Chief of Staff), préparation des supports, planification dans les agendas, enregistrement des séances, rédaction de comptes rendus détaillés dans Notion Être le point de contact unique des fournisseurs : centralisation, suivi des contrats prestataires (vendors) Assurer la coordination avec le DPO externalisé : RGPD, suivi des obligations de conformité Apporter un soutien stratégique à la direction : déménagement, préparation d’événements investisseurs Apporter un soutien ponctuel aux équipes HR & Legal part-time selon les besoins Happiness Manager (People / Culture / Office) Gérer les offres sur Welcome to the Jungle (avec la RH part-time) : coordination des candidatures, conduite du 1er round d’entretiens, prise de références Piloter l’onboarding et l’offboarding : conception, amélioration continue, animation du tronc commun d’onboarding à chaque arrivée, et rattrapage de la dette d’onboarding Mettre en place, animer et produire les CR des instances People auprès de la direction Gérer le quotidien IT : commandes de laptops, tenue de l’inventaire Fleet Piloter la vie de bureau : bien-être, fournitures, ambiance Animer les événements internes (team building, offsite, Anniverling) et les initiatives de marque employeur & cohésion Soutenir l’audit logiciels et l’inventaire de clôture comptable