Cheffe de service de la vie scolaire du conservatoire de musique

Détails de l'offre

Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Descriptif de l'emploi Gestion du personnel administratif et technique du conservatoire de musique;
Assurer le secrétariat et la vie scolaire de l’établissement ;
Accompagne le directeur pédagogique dans la réalisation des dossiers et projets de développement pédagogiques et artistiques de l’établissement Missions / conditions d'exercice Assurer l’organisation de la vie scolaire :
Gérer, participer à l’organisation administrative de l’établissement : réflexion et gestion sur les procédures administratives, les horaires, besoin en personnel d’accueil etc… en lien avec le Directeur du conservatoire et la Direction des affaires culturelles ;
Assurer le suivi administratif des dossiers du conservatoire : dossiers de partenariat avec l’IEN et toute structure partenaire pour le développement pédagogique de l’établissement ; renouvellement des agréements en relation avec la DRAC
Assurer la veille règlementaire concernant les établissements d’enseignement artistique.
Gérer la planification des cours et des salles,
Assurer le suivi de la scolarité : lien parents/professeurs ; assurer le relais entre le directeur pédagogique/les professeurs/les élèves ; assurer le suivi des emplois du temps des cours et des salles ; participe à la saison musicale de l’établissement (examens, concours, master class, auditions, concerts…), et prépare des éléments administratifs nécessaires, rapport d’activité annuel de l’établissement, changement de la tarification
Assurer le paramétrage informatique et le suivi du logiciel « Rhapsodie » ;
Assurer la coordination des CHAM (Classes à Horaires Aménagés Musique) avec l’Education Nationale : suivi des conventions, des élèves, du prêt d’instruments, planning des professeurs ;
Rédiger les courriers, faire les comptes rendus de réunions, préparer les notes de service relatives au fonctionnement de l’équipement ;
Référent RH : assurer le lien avec la RH, suivi des absences des agents et des professeurs, préparation des plannings pour le personnel administratif et pédagogique. ;
Assurer le suivi financier de l’établissement :
Référent finances : suivi du budget, (devis, bon de commandes, virements de crédit, facturation…)
Préparation et gestion du budget, fonctionnement courant de l’établissement et du budget investissement (instruments de musique, matériel audiovisuel, etc.), préparation des MAPA… en collaboration avec le directeur
Activités secondaires d’accueil :
Assurer la communication interne des projets du conservatoire (tableaux numériques, programmes, affiches) ;
Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs en cas d’absence du personnel d’accueil.
Gérer et assurer le remplacement du secrétariat
Participation aux manifestations organisées au conservatoire
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe. Profils recherchés APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Investissement,
Discrétion, Confidentialité,
Qualités relationnelles écrites et orales
Réactivité, Adaptabilité, Rigueur,
Sens de l’organisation
Travail d’équipe
Intérêt pour le secteur culturel et artistique

FORMATION(S) REQUISE(S)
Maitrise suite Office, Ciril, Maarch
Formation à prévoir Rhapsodie, Magicinfo,
Bon bagage administratif, connaissance des spécificités de la fonction publique

CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Disponibilité et flexibilité des horaires : du lundi au vendredi de 9h à 12h / 13h à 17h30
Disponibilité le soir et le week-end en fonction des spectacles et des activités liées au conservatoire.
Vacances pendant les périodes scolaires.