Havas est un groupe mondial de conseil en communication parmi les leaders du secteur. Multiculturel, ce Groupe est présent dans plus de 100 pays avec un vaste réseau d’agences et des accords d’affiliation. Plus de 23.000 collaborateurs mettent leur créativité et leur expertise au service de chaque client et de ses besoins spécifiques.
Missions:
Rattaché(e) au Secrétaire Général, vous assurez l’assistance opérationnelle, administrative et organisationnelle de ce dernier en garantissant la fluidité des échanges, la gestion de priorités et la confidentialité des informations.
Vous assurez également le support administratif et organisationnel du pôle corporate, notamment la préparation et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d’administration, Assemblées générales, Comités, …) ainsi que la gestion des formalités légales et des relations avec les administrateurs et les commissaires aux comptes.
Vos principales missions seront les suivantes :
En matière d’assistanat
* Accueil des interlocuteurs internes et externes
* Gestion des appels téléphoniques
* Suivi des agendas, coordination des rendez-vous et arbitrage des priorités
* Organisation logistique des réunions internes et externes
* Préparation et organisation des déplacements professionnels et privés en France et à l’étranger : gestion des réservations de vols, trains, hôtels, taxis, etc.
* Saisie des notes de frais
* Gestion des abonnements (presse principalement), du courrier et des commandes de bureau
* Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations).
* Mise à la signature de documents et suivi / relance et classement
En matière juridique
* Préparation et organisation des Conseils d’administration:
o Organisation matérielle des réunions (impression et préparation des dossiers, mise à disposition de fournitures, commandes de repas, …)
o Envoi des convocations aux administrateurs et aux commissaires aux comptes
o Envoi des présentations PowerPoint et des documents via la plateforme dédiéeaux administrateurs
o Mise en forme et signature des procès-verbauxet leur retranscription dans les registres légaux
* Préparation et organisation des Assemblées Générales :
o Organisation des consultations par écrit (envoi, suivi des retours, signatures électroniques)
o Organisation logistique des assembléesgénérales
o Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription des procès-verbaux dans les registres légaux
* Préparation et organisation de différents Comités:
o Organisation des réunions, impression et envoi des documents pour le Comité des rémunérations
o Mise en forme et signature des procès-verbaux
* Relations avec les administrateurset réponses aux demandeset envoi de documentation
* Relations avec les Commissaires aux Comptes:
o Organisation des réunions et transmission des documents juridiqueset réponse à leurs demandes
o Suivi des lettres de mission et rapports
* Gestion des formalités et documents juridiques
o Établissement des délégations de pouvoirs
o Classement, numérisation et archivage des actes originaux (procès-verbaux, rapports, convocations, lettres, …)
Profil souhaité:
* Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire en entreprise.
* Vous disposez d’une excellente capacité rédactionnelle et orthographique.
* Vous maîtrisez parfaitement la langue anglaise, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.
* Vous maîtrisez les logiciels du Pack Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint).
Qualités:
* Organisation et rigueur
* Discrétion et sens de la confidentialité
* Autonomie et force de proposition
* Capacité à prioriser
* Capacité à travailler en équipe
* Réactivité
Vous intégrerez une entreprise qui garantit l'égalité des chances et valorise la diversité.
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