Responsable environnement de travail et multi-services f/h

Description du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des ressources Internes (DRI) et en lien avec toute l’équipe, le Responsable de l'environnement de travail et multi-services F/H aura pour mission principale de :

1. garantir l’entretien général du bâtiment dans le respect du budget et des règles de fonctionnement établis
2. Être le représentant opérationnel et quotidien d’Altarea auprès des prestataires en entretenant des relations professionnelles exigeantes et respectueuses
3. Veiller à la satisfaction de nos clients internes par le pilotage rigoureux des prestations de services

Responsabilité /Périmètre

4. Encadrer et suivre l’ensemble des prestataires pour garantir la bonne exécution des prestations par un suivi quotidien, opérationnel et de terrain : Courrier – coursiers ; Accueil et standard ; Factotum (en co-pilotage avec le/la Responsable Multi-technique) ; Propreté et gestion des déchets ; Espaces verts ; Reprographie et copieurs d’étage ; Petite restauration : tisaneries, points café, Café Favart ; Salle de sport ; Déménagement (liste non-exhaustive)
5. Piloter les prestations à partir d’un mode opératoire défini et assurer le reporting auprès du manager et des collègues
6. Administrer l’outil de déclaration d’incidents et l’adresse mail générique « DRING »
7. Assurer le lien et la communication avec nos clients internes
8. S’assurer de la bonne prise en compte des demandes d’agencement des salles de réunion et coordonner si besoin le suivi entre le client interne et les prestataires en lien avec l’hospitality officer

Missions principales :

9. Assurer un contrôle de l’état du bâtiment par des tournées quotidiennes pour anticiper les interventions
10. En charge de la mise en application des contrats de prestations conformément aux contrats signés (réunion de suivi, reporting, alertes si nécessaire …) et veiller au respect des engagements
11. Assurer la gestion budgétaire des contrats (contrôle des factures vs les devis ou contrats puis les présenter à la validation du manager)
12. Etre force de proposition auprès du Manager sur l’évolution des procédures existantes pour fluidifier ou faciliter la bonne exécution des contrats
13. Evaluer la satisfaction des clients internes et identifier les marges de progression
14. Proposer, aider et suivre la mise en place de nouveaux services ainsi qu’à des évolutions des contrats en place
15. Être en première ligne pour apporter les réponses et le dispatch des mails de la boite DRING et du logiciel de ticketing
16. Accompagner la gestion des déménagements avec le Manager et assurer l’édition et les modifications de plan sur AutocaD

Qualifications

De formation Bac +2 ou expérience équivalente en facility management

17. Très bon relationnel tant au sein de l’équipe qu’avec les collègues et prestataires
18. Pragmatisme et efficacité
19. Sens aigu du service & Force de proposition
20. Organisation, méthode et coordination avec autonomie et rigueur
21. Maîtrise des outils informatiques et tableaux de bord, capacité rédactionnelle (principalement par mails)
22. Maitrise d’AutocaD