Assistant administratif et comptable des centres socioculturels

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi - Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’EPA
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Participer à l’exécution budgétaire
- Assister le responsable des Moyens
- Participer à certains travaux administratifs de l’élaboration du Projet Social et de son évaluation Missions / conditions d'exercice - Traitement des dossiers et saisie de documents
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire
- Accueil physique et téléphonique en appui avec les agents d’accueil des centres
- Gérer un système de mesure de la fréquentation, réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Traitement des dossiers et saisie de documents:
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de forme et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Rechercher les informations, notamment règlementaires et vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux de réunion

Gestion de l’information, classement et archivages de documents:
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
-Synthétiser et présenter les informations
- Préparer les dossiers pour les instances

Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire
- Réceptionner, contrôler, saisir et scanner les pièces comptables reçues
- Assurer le suivi de la comptabilité d’engagement : réceptionner, contrôler les pièces nécessaires à l'élaboration des bons de commande, saisir, éditer et mettre à la signature les bons de commande, suivi des engagements non soldés.
- Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et titres)
- Saisir les inscriptions budgétaires dans le logiciel comptable
- Gérer les fichiers de tiers sur une base de données
- Contrôler le compte de gestion
- Procéder à l’émission des virements de crédits

Renseignement et orientation du public:
- Identifier et orienter la demande en fonction de son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la structure
- Réaliser les inscriptions et les encaissements des adhérents
- Participer à la construction de liens avec les usagers
- Remplacement des agents d’accueil
- Assurer le secrétariat, selon les procédures en vigueur, des centres socioculturels (gestion du courrier, fournitures, planning de réservation des salles et des véhicules, etc.…)
- Réaliser des travaux de bureautiques (saisie et mise en forme de courriers, compte-rendu, organisation du tri, classement et archivage des dossiers)
- Suivre et gérer l'agenda de la structure
- Élaborer les supports de communication
- Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés (Internet, plaquette, petit journal du centre,..)
- Effectuer les sauvegardes informatiques et mises à jour des fichiers
- Participer à l’exécution budgétaire

Autres interventions polyvalentes en lien avec l'équipe:
- Participer aux temps forts d'animation en soutien aux équipes des Centres Socioculturels Profils recherchés - Maîtrise de l'outil informatique et du logiciel adhérents i-Noé, ainsi que des applications spécifiques liées au poste de travail
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Maîtrise des techniques d'accueil et les règles de communication
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning
- Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique et d'internet
- Capacité à travailler en autonomie
- Capacité d'adaptation et de réactivité
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Sens de l'organisation
- Sens du service public
- Notion en Gestion administrative et comptable
- Formation en gestion d'outils de communication
- Photocopieur/imprimante, matériel de bureautique, accès Internet, téléphone
- L'agent sera appelé à travailler plusieurs structures villenavaises
- Heures supplémentaires possible soirs/week-ends
- Possibilité d'astreintes de nuit (uniquement lors d'accompagnement de familles ou de jeunes en séjour)
- Renfort ponctuel et ou remplacement des agents d’accueils sur les différentes structures de l’EPA.

- Liens internes : Président de l'EPA, DGS, Direction du Pôle Proximité Attractivité et Ville Durable, Directeur de l'EPA, Responsable des Moyens Généraux, Directeurs de structures, services concernés par le champ Politique de la Ville, service communication, services Techniques…
- Liens externes : CAF, CD33, Services de l’État, tissu associatif local, Services de la Ville, CCAS, Trésor Public, MDS, etc..