Un.e chargé.e de relation usager.ère (h/f)

Vous êtes chargé.e, sous l'autorité du Responsable de Pôle, de réaliser les missions générales liées aux pôles État-civil selon les priorités définies par le N+1 et conformément à la législation en vigueur et aux exigences liées à l'amélioration continue.

Vos missions :
Gestion administrative spécialité Etat-civil :

- Assurer les missions d'Officier d'Etat-civil : enregistrement, délivrance et mise à jour d'actes via différents canaux dont COMEDEC, reconnaissance et changement de nom, naissances, changement de prénom, mariages, décès, livrets de famille, transcription de décès, PACS, mentions ;

- Assurer les missions en tant qu'agent.e ayant reçu délégation de signature : légalisation de signature, copie certifiée conforme de documents par une autorité étrangère, signature registres commerciaux, certificat de vie, attestation de domicile, de déménagement, etc... ;

- Gérer les démarches à domicile, dans les établissements spécialisés et hôpitaux ;

- Assister les cérémonies de mariage ;

- Assurer l'indexation des actes.

Gestion administrative générale et qualité du service :

- Accueillir les usagers, analyser leurs demandes et proposer une solution adaptée à leurs attentes et besoins ;

- Renseigner, orienter et conseiller les usagers en utilisant tous les canaux de communication pour faciliter l'accès à l'ensemble des activités et services ;

- Assurer la promotion des services numériques de la Ville et les orienter pour réaliser les démarches sur le Portail citoyen ICI ;

- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du service et de la signalétique ;

- Mettre à jour des tableaux de bord et de suivi d'activités ;

- Organiser le classement et l'archivage des dossiers et des documents en respectant les procédures ;

- Tenir des plannings et gérer des prises de rendez-vous sur l'outil de gestion dédié ;

- Participer à la mise à jour de la documentation collective ;

- Proposer des améliorations, solutions et ajustement en fonction des réclamations et remarques des usagers pour optimiser le service rendu ;

- Gestion et accessibilité du site (ouverture et fermeture, gestion des archives, gestion des registres de sécurité, etc.).

Gestion administrative spécifique liée à l'activité de Mairie Annexe :

- Assurer l'accessibilité du site aux usagers et entreprises : ouverture et fermeture du portail général d'entrée, accès aux locaux techniques, etc ;

- Assurer les inscriptions sur les listes électorales ;

- Assurer les remises des clefs pour les salles municipales et fournitures de documents, matériels aux usagers.