Assistant administratif h/f

Votre futur environnement

Présentation entreprise

STUDEC est un acteur majeur du marché de l’ingénierie documentaire et du support de ses clients en phases d’après-vente.

Nous intervenons dans la majorité des secteurs industriels, notamment aéronautique, défense, spatial, naval, énergie.

Notre valeur ajoutée se trouve autant dans la technicité des collaborateurs que dans la cohérence et la continuité de nos méthodes et outils à travers ces différents cycles.

Nous l’apportons sur des projets prestigieux d’une durée de vie de plusieurs années ou décennies, dans les secteurs stratégiques de l’Industrie et de la Défense, comme dans des projets de taille réduite et de durée limitée.

Profitez d’un accompagnement personnalisé par nos experts métiers, qui vous guideront dans votre prise de fonction et sur les points clés de la mission. Vous bénéficierez ainsi d’un suivi permettant le développement continu de vos compétences. Nous assurons votre intégration avec un suivi tout au long de votre période d’essai.

Vos missions

Vous souhaitez vous épanouir au sein de différents secteurs variés ? Alors ce poste est fait pour vous ! N’attendez plus, rejoignez l’aventure STUDEC dès maintenant !

Suite à un accroissement d’activité, nous recherchons un/une Assistant administratif H/F pour un client située à GUYANCOURT.

Lors de votre intégration, vous serez accompagné par la personne en poste.

Vous vous verrez confier les missions suivantes :
Gestion administrative et coordination

1. Assurer la coordination administrative des contrats, des feuilles de prestation et des notes de frais, en garantissant un suivi fluide auprès des managers et des fournisseurs.
2. Assurer le suivi, la collecte et la relance proactive des timesheets (manquantes, en attente ou nécessitant des corrections).

Gestion des demandes d’achats et commandes d’achats

3. Créer les Demandes d’Achat (DA) et assurer le suivi complet du workflow interne jusqu’à validation.
4. Établir les commandes d’achat, en suivre le workflow et en assurer l’envoi aux fournisseurs.

Suivi des prestations et facturation

5. Réceptionner dans AX les timesheets relatives aux jours prestés et aux notes de frais.
6. Préparer et transmettre aux fournisseurs un récapitulatif détaillé des montants à facturer.
7. Vérifier l’exactitude des factures transmises par les fournisseurs (FNS).
8. Transmettre les factures validées au service comptabilité d’Arquus.
9. Communiquer aux fournisseurs les factures erronées et assurer le suivi des corrections.
10. Intégrer les factures validées dans ProUnity.

Gestion contractuelle et relation fournisseurs

11. Mettre à jour les contrats de mission dans ProUnity.
12. Fournir aux fournisseurs les consignes nécessaires concernant la saisie des prestations et les modalités de facturation

Votre profil

Nous recherchons une personne motivée, passionnée, prête à apprendre et à relever des défis.

Expérience & connaissances

13. Première expérience réussie en gestion administrative, recrutement, MSP ou en environnement RH/consulting.
14. Bonne compréhension des processus de recrutement et de la gestion de la main-d’œuvre externe (contrats, onboarding, suivi opérationnel).
15. Aisance avec les outils digitaux et idéalement avec un VMS (Vendor Management System).
16. Français courant, l’anglais est un atout.

Compétences & savoir-faire

17. Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil.
18. Gestion des priorités et respect des délais dans un environnement exigeant.
19. Maîtrise d’Excel, de Microsoft Dynamics AX et des outils bureautiques pour assurer reporting et suivi.
20. Communication claire et structurée, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Qualités personnelles

21. Esprit d’équipe et goût pour la collaboration dans un environnement à taille humaine.
22. Proactivité et sens du service : anticiper les besoins, trouver des solutions pratiques.
23. Assertivité et diplomatie pour interagir avec managers, candidats et agences partenaires.
24. Fiabilité, rigueur et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes.
25. Ouverture d’esprit et envie d’apprendre, avec un intérêt pour l’amélioration continue.
26. Ethique professionnelle, grande discrétion, fiabilité, respect absolu de la confidentialité des données et démontrant d’une intégrité professionnelle indispensable.

À compétences égales, le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Profitez d’un accompagnement personnalisé par nos experts métiers, qui vous guideront dans votre prise de fonction et sur les points clés de la mission. Vous bénéficierez ainsi d’un suivi permettant le développement continu de vos compétences. Nous assurons votre intégration avec un suivi tout au long de votre période d’essai.

Rejoignez un environnement dynamique chez STUDEC !

Valorisez vos talents et mettez vos compétences au service de projets passionnants. Intégrez une équipe à taille humaine où règnent bonne humeur et convivialité !

Rejoignez-nous et venez, vous aussi, contribuer au développement de STUDEC !

Avantages STUDEC :

27. RTT,
28. Tickets restaurant,
29. Avantages CSE,
30. After work.

Nos agences : Ivry-sur-Seine, Bourges, Toulouse, Pau, Nantes, Toulon, Vitrolles, La Seyne sur Mer, Rennes, Lorient et Brest-Cherbourg.