Nous recherchons pour l'un de nos clients un Assistant administratif / technique :
Mise à jour du parc / client :
- Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.
- Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d'intervention ou des fiches récapitulatives matériel.
- Mettre à jour les fiches clients en fonction de l'évolution du statut client
- Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.
Gestion des demandes et interventions :
- Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,.).
- Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ..).
Gestion des contrats :
- Etablir des propositions de contrats de maintenance clients (hors pétroliers), suivant les cahiers des charges et tarifs
diffusés par la Direction.
- Relancer et suivre les clients restés sans réponse suite à une proposition de contrat de Maintenance.
- Etablir la facturation client en fonction du statut : facture contrat annuel, facture régie,
- Etablir les avoirs de contrats et factures de Maintenance si besoin.
- Relancer et suivre les impayés maintenance clients.
Gestion de la Régie
- Etablir les factures des rapports d'intervention régie à partir des pré factures ou rapports complétés.
- Etablir les avoirs Maintenance Régie si besoin.
- Relancer les devis Régie et passer en commande les devis acceptés.
- Tenir les dossiers clients (classement des rapports d'intervention, factures, courriers, commandes, fiche client...).
- Enregistrer et facturer les commandes clients de consommables.
Secrétariat et suivi administratif :
- Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.
- Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).
- Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires.).
- S'assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.
- Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
- Sens de l'organisation et rigueur
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service
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