Secrétaire d'équipe (h/f)

Job Description
Vous aimez être le point d’ancrage d’une équipe, jongler entre les agendas, les dossiers et les coups de fil, tout en sachant que rien ne peut vraiment démarrer sans votre organisation ? Ce poste est fait pour vous.

Qui sommes-nous ?

Chef de file de l’action sociale, de la protection de la petite enfance à l’accompagnement du grand âge en passant par l’insertion des personnes éloignées de l’emploi, le département de l'Orne cultive les valeurs d’entraide, de partage et de solidarité pour ses 280 000 habitants.

La préservation du cadre de vie est aussi un des piliers de l’action du département avec la mise en valeur de son environnement au travers de ses espaces naturels sensibles mais aussi le bien-être et l’éveil de tous en investissant massivement dans ses collèges, la culture pour tous et les nombreux loisirs comme son important réseau de voies vertes.

Vivre et travailler pour l’Orne c’est se rendre utile au plus grand nombre, tout en s’assurant un cadre de vie plein d’équilibre avec une large palette de métiers ouverts à tous.

Votre mission au quotidien :


Dans ce rôle, vous serez au cœur du Pôle Solidarités. Vous serez le soutien direct des travailleurs sociaux, celui ou celle qui leur permet de se concentrer sur leur mission essentielle : accompagner les habitants. Concrètement, cela veut dire que vous aurez un vrai rôle de coordination et d’appui administratif. Vous serez la personne qui met à jour et classe les dossiers sociaux, qui prépare et diffuse les informations nécessaires, qui rédige ou finalise les rapports et courriers. Vous apporterez aussi un vrai confort à l’équipe grâce à votre suivi des agendas et à votre soutien logistique lors de la mise en place d’actions collectives.


Vous aurez également un rôle d’accueil, au téléphone comme en face-à-face, en fonction d’un planning partagé avec vos collègues secrétaires. Vous serez la première voix, le premier regard que rencontreront les usagers. Votre mission sera d’évaluer leur demande, de mesurer le caractère d’urgence et de les orienter au mieux vers le bon interlocuteur. Vous les accompagnerez parfois dans la constitution de leurs dossiers et saurez les informer sur leurs droits et dispositifs existants.


Vous interviendrez aussi dans le traitement de dossiers de premier niveau, notamment sur les allocations RSA ou encore sur le FAFI Énergie. Un bon moyen pour vous de développer une connaissance fine des dispositifs sociaux et d’apporter une contribution directe à l’accompagnement des bénéficiaires.


Dans cette fonction, vous serez entouré(e) d’une équipe de secrétaires qui se soutiennent mutuellement. Vous serez amené(e) à assurer des remplacements ponctuels pour maintenir la continuité du service. L’entraide est la clé.


Le poste demande rigueur et organisation, mais aussi une vraie capacité d’écoute et d’adaptation. Vous serez régulièrement en déplacement pour répondre aux besoins des usagers et de l’équipe. Le respect du secret professionnel est une évidence. Vous pourrez compter sur les outils bureautiques et informatiques mis à disposition pour travailler dans de bonnes conditions et sur un collectif attentif où chaque membre a un rôle clair et reconnu.



Profil

Vos compétences utiles :

Vous aimez mettre de l’ordre dans les dossiers comme dans les agendas. Vous maîtrisez les bases du secrétariat et vous savez utiliser l’outil informatique avec aisance. Votre sens du relationnel vous permet d’instaurer une relation de confiance avec les usagers comme avec vos collègues.

Vous savez écouter, observer et prendre du recul pour garder un regard professionnel, même dans les situations sensibles.

Diplômé(e) d’un Bac technique ou d’un BTS en secrétariat, vous êtes déjà familier(ère) des institutions et avez envie de mettre vos compétences au service d’un projet collectif. Le permis B sera nécessaire pour assurer vos déplacements.



Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

Vos avantages :

Au département de l'Orne, les collaborateurs profitent d'une politique RH dynamique et attractive, assurant des conditions de travail équitables et stimulantes.

En plus d'une rémunération adaptée à votre parcours avec un régime indemnitaire, nous avons prévu aussi pour vous plusieurs avantages :

Développement de carrière :

Formations, communauté managériale, analyse des pratiques professionnelles, opportunités de mobilité interne...

Culture de la collectivité et engagement des agents :

Journées des nouveaux arrivants, vœux au personnel...
Soutien à la mobilité et environnement de travail : réseaux de transport accessibles, pools de voitures et vélos électriques de service…

Politique RH et avantages :

Primes, prévoyance, assurance maladie complémentaire (mise en place en cours), prestations du CNAS (Comité national d’action sociale) comme des chèques vacances, des aides sportives et culturelles, une prime de rentrée scolaire, ….
Flexibilité et équilibre travail-vie privée : télétravail, horaires de travail flexibles…

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes animé par la volonté de transformer les parcours de vie des individus en situation de vulnérabilité, alors nous serions honorés de découvrir votre candidature. Cliquez sur le bouton «Postuler» et rejoignez notre aventure collective.

Enfin, c'est une surprise, retrouvez-nous en images :

* Découvrez vos futurs collègues ici :
* Voici le message d'accueil du directeur général des services :
* Enfin découvrez le département :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !


Requirements
Diplôme préparé durant le contrat d'apprentissage : Licence ou Master spécialisé dans les domaines suivants : contrôle de gestion, finance, administration des collectivités Nous recherchons Un personne motivée, rigoureuse et organisée Des connaissances des logiciels bureautiques Goût du chiffre, de l'analyse et de la synthèse Bonne communication De la discrétion et de la neutralité