MISSION PRINCIPALE : Sous la directrice du GEIQ Propreté, l'assistante administrative assure un soutien dans la gestion administrative liée à l'accompagnement des salariés en parcours et aux relations avec les entreprises partenaires.
ACTIVITÉS PRINCIPALES DE L'EMPLOI : (Domaines d'intervention principaux du salarié)
- Recrutement :
Rédiger les offres d'emploi et les transmettre aux diffuseurs (France Travail, Missions locales, structures accueillant des demandeurs d'emploi et prescripteurs...)
Participer à la mise en œuvre du suivi des candidatures : enregistrement des données sous Excel, mise à jour du tableau de suivi, archivage des candidatures.
Participer à des forums, salon de l'emploi en représentant le GEIQ Propreté.
- Gestion administrative :
En amont du contrat : Recueillir et scanner les documents administratifs du candidat, crée le dossier candidat dans MADPER
Pendant le contrat : Suivi des compteurs 35 heures et suivis de l'avancement des compteurs formation.
Assurer le suivi administratif des parcours en alternance : collecte des pièces justificatives, préparation des contrats et conventions, planification visite médicale, planification des dates d'examen, mise à jour des dossiers.
Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité auprès des candidats, salariés et entreprises partenaires et partenaires emploi.
Assister l'équipe dans la gestion des plannings : suivi des présences, absences, vérification des heures complémentaires et supplémentaires, PMSMP, et appui aux chargés d'accompagnement.
Contribuer à la bonne circulation de l'information interne : préparation de documents, envoi de convocations ou de courriers, transmission des éléments aux entreprises.
Respecter les procédures internes de gestion documentaire : classement, archivage numérique et papier, respect des échéances.
- Communication relation de travail en équipe
Autonomie/responsabilité
- Rendre compte de son activité auprès de son supérieur hiérarchique
- Collaborer avec le service recrutement et développement (orientation en fonction des problématiques)
Accompagnement des salariés en parcours :
- Identification des freins à l'emploi
- Orientation auprès des partenaires
- Sécurisation des parcours
- Suivi des actions
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