Assistant de direction service santé (h/f)

Le poste de Assistant de direction service santé (H/F)

Vous serez en charge de :
1. Suivi administratif et organisationnel du service
Organiser, planifier et suivre les projets et l’activité du service santé.
Mettre à jour les dossiers CLS, les tableaux d’activité et les outils de suivi (instances : COPIL, COTECH, équipes projets).
Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (courriers, invitations, comptes-rendus).
Gérer l’information : classement, archivage, diffusion des documents.
Assurer le traitement du courrier (réception, tri, diffusion, suivi signatures élus) et utiliser le logiciel courrier de la collectivité.
Gérer et mettre à jour les bases d’informations et les mailings.
Réaliser des travaux de bureautique courants.
Suivre les conventions partenariales et les publications d’appels à projets.
Accompagner le montage des dossiers administratifs et le suivi des demandes de subventions.
2. Gestion comptable courante
Solliciter des devis selon les besoins du service.
Utiliser le logiciel de comptabilité de la collectivité et la plateforme des subventions des tutelles.
Établir les bons de commande conformément à la nomenclature comptable.
Assurer le suivi des factures et valider le « service fait » pour permettre leur mandatement.
Suivre l’exécution budgétaire ; réaliser des virements de crédits en lien avec la directrice.
Proposer les crédits budgétaires de l'année N+1 sur la base des consommations de l’année N.
3. Suivi logistique des actions et instances
Organiser la logistique des actions collectives portées par le service.
Assurer l’organisation matérielle des instances (commissions, comités de pilotage, comités de suivi, groupes de travail) : réservation de salles, convocations, préparation logistique.
Suivre, réceptionner et gérer les livraisons liées aux activités du service.
4. Interface avec les partenaires et appui relationnel
Orienter et informer les élus, agents, partenaires et fournisseurs.
Compléter et transmettre les tableaux d’activités demandés par les tutelles.
Faire suivre les enquêtes et questionnaires aux acteurs concernés.
Diffuser l’information sur les projets du service.
Réceptionner et traiter les demandes entrantes.
Répondre aux sollicitations des partenaires avec l’appui de la directrice du service santé


Le profil recherché

Savoir
Connaitre l’organisation et les activités des services communautaires
Connaitre les techniques de capitalisation et de classement de documents
Connaitre les techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction de comptes rendus, notes de synthèse)
Maitriser les logiciels utilisés (word, excel, powerpoint, outlook, gestion d'agendas et de documents partagés)
Connaissance des dispositifs de santé et modalités de financement
Connaissance des acteurs locaux de la santé, du médico-social et social

Savoir faire
Mettre en place et suivre les tableaux de bord
Renseigner les partenaires, reformuler les demandes
Orienter vers le bon interlocuteur le partenaire
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les mails
Transmettre un message de façon précise pour une bonne compréhension du destinataire
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
Rédiger un compte-rendu de réunion


Savoir être
'Sens du service public
Grande autonomie, sens de l’initiative et de la réactivité
Esprit d'analyse et de synthèse
Capacité d'anticipation et d'adaptation
Méthode et rigueur
Discrétion
Aisance relationnelle et rédactionnelle


L'entreprise

Dans un écrin de nature entre mer et bocage, à l’extrême sud de la Manche et de la Normandie,
la communauté d'agglomération Mont Saint-Michel - Normandie s’étend sur 1543 km2.
Reconnu pour sa qualité de vie, ce territoire grand format à mi-chemin de Rennes et de Caen s’appuie sur
un tissu économique dynamique et une destination touristique majeure avec le Mont Saint-Michel pour étendard.
Née le 1er janvier 2017, de la fusion de 5 communes du Sud-Manche, la communauté d’agglomération
Mont Saint-Michel - Normandie a vu le jour sous forme d’Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI), fondé sur quatre valeurs partagées sur le territoire : proximité, réactivité, efficacité et continuité.
Pour y répondre, elle s’appuie sur 470 agents répartis en 5 pôles qui accompagnent, au quotidien,
les 95 communes, les 87570 habitants et les acteurs économiques, dans des domaines aussi variés
que l’urbanisme, l’habitat, le patrimoine, l’environnement, la culture, les infrastructures sportives, la mobilité, le développement économique, le tourisme, le développement durable, l’action sociale, la santé, la petite enfance et la jeunesse... Elle gère ainsi les déchèteries, les crèches, les stations d’épuration, des équipements sportifs, les bibliothèques, les centres de loisirs, des centres sociaux, des zones d’activités, des sites touristiques…

Osez Mont Saint-Michel-Normandie et rejoignez-nous !

Découvrez l’entreprise CA MONT SAINT MICHEL NORMANDIE|CA MONT-SAINT-MICHEL-NORMANDIE

Savoir
Connaitre l’organisation et les activités des services communautaires
Connaitre les techniques de capitalisation et de classement de documents
Connaitre les techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction de comptes rendus, notes de synthèse)
Maitriser les logiciels utilisés (word, excel, powerpoint, outlook, gestion d'agendas et de documents partagés)
Connaissance des dispositifs de santé et modalités de financement
Connaissance des acteurs locaux de la santé, du médico-social et social

Savoir faire
Mettre en place et suivre les tableaux de bord
Renseigner les partenaires, reformuler les demandes
Orienter vers le bon interlocuteur le partenaire
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les mails
Transmettre un message de façon précise pour une bonne compréhension du destinataire
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
Rédiger un compte-rendu de réunion


Savoir être
'Sens du service public
Grande autonomie, sens de l’initiative et de la réactivité
Esprit d'analyse et de synthèse
Capacité d'anticipation et d'adaptation
Méthode et rigueur
Discrétion
Aisance relationnelle et rédactionnelle