Gestionnaire travaux-maintenance f/h

Informations générales Organisme de rattachement Hôpital Necker-Enfants Malades Référence APHP_2025-18927 Date de début de diffusion 27/11/2025 Date de parution 02/12/2025 Localisation Paris cedex 15 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Responsable de coordination administrative Intitulé du poste Gestionnaire travaux-maintenance F/H Description du poste Les commandes et gestion des factures pourront concerner n’importe lequel des sites du Groupe. La montée en compétences se fera de manière graduelle, mission par mission. Le Gestionnaire a en gestion les opérations travaux qui relèvent d’opérations identifiées, d’opérations identifiées techniques/techniques de sûreté ou d’opérations travaux d’envergure réalisées sur le plan courant sur les logiciels CHORUS Pro Travaux et NSI GESTION-SAP. La cellule des marchés notifie les marchés et les avenants sur la base des documents préparés par le gestionnaire en collaboration avec les ingénieurs Elaboration des bons de commande après vérification des crédits disponibles Suivi des ordres de service de plannings Gestion des acomptes travaux mensuels et des factures de prestations intellectuelles Elaboration des décisions de poursuivre et des avenants de travaux supplémentaires Réalisation des certificats de fin de mission pour les prestations intellectuelles et certificat de fin de travaux Gestion des mains levées de caution bancaire, des garanties à première demande, de l’avance forfaitaire Gestion des sous-traitants Règlement des décomptes généraux définitifs Etablissement des règlements définitifs des dépenses Libération des retenues de garantie Mise en service des immobilisations Communication avec les entreprises Participation aux bilans financiers en collaboration avec les ingénieurs Traitement des rejets de paiement par le Service Facturier Gestion des litiges avec les fournisseurs Classement et archivage des étapes de l’opération Le Gestionnaire est chargé, en collaboration avec l’ensemble de ses collègues, de gérer les commandes de travaux (classes 2 et 6) depuis l’ordre de service ou la Demande d’Achat transmis par le technicien, de faire certifier les services faits, d’assurer la demande de mise en paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP Notification des marchés par la cellule des marchés Préparation des documents pour la cellule des marchés en cas d’avenant Suivi des seuils de consommation des marchés Saisie et suivi des bons de commandes dans SAP dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués, Contrôle et saisie des services faits Envoi et suivi des divers documents comptables aux Envoi des factures au réviseur le cas échéant Gestion des litiges avec les fournisseurs Respect des délais de traitement des factures, Traitement des rejets de factures par le Service Facturier Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés d’entretien. Gestion de la clôture d’exercice et de son suivi avec les tableaux de bord mis à place Les missions sont identiques à celles des marchés d’entretien avec en sus : Suivi des contrats de maintenance Lancement des parts forfaitaires sur l’exercice Exécution des parts à commande Gestion de la clôture d’exercice avec juste rattachement des charges à l’exercice Descriptif du profil recherché Maitrise de l’outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel…) Notions du code des marchés publics Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d’exploitation et d’investissement Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances Capacité d’organisation, de maitrise du temps et d’archivage des dossiers Attitude constructive et esprit d’initiative dans un contexte d'évolution d'organisation Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l’organisation du travail en équipe Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées Assiduité et ponctualité Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75)