Assistante administrative - mairie de soultz-sous-forets

Vos missions en quelques mots Mission principale L’assistant(e) administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif et organisationnel du relais culturel. Il/elle contribue à la gestion quotidienne, au suivi des activités culturelles et en étroite collaboration avec le directeur du relai culture dans la coordination des actions et événements. 1. Gestion administrative • Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires • Gestion du courrier, des mails et du classement des documents • Rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, comptes rendus, conventions, contrat de location) • Suivi des dossiers administratifs (subventions, partenariats, adhésions) 2. Suivi des activités culturelles • Aide à l’organisation des événements (ateliers, expositions, spectacles, rencontres) • Gestion des inscriptions, des listes de participants, billetterie • Mise à jour des plannings d’activités • Coordination logistique simple (réservation de salles, matériel) 3. Gestion financière de base • Suivi des factures et notes de frais • Participation à la préparation des éléments comptables (sans responsabilité comptable principale) • Suivi des encaissements liés aux activités • Gestion de la régie 4. Communication et support • Mise à jour des supports d’information (affichage, newsletters simples, réseaux internes, réseaux sociaux, site internet) • Relais d’information auprès du public et des partenaires • Appui à la diffusion des programmes culturels Profil recherché Compétences requises Savoirs • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) • Connaissance dans les logiciels de communication ( Canva, Suite Adobe) • Connaissance de l’administration publique (appréciée) • Intérêt pour le secteur culturel Savoir-faire • Organisation et gestion des priorités • Rigueur administrative • Bonne expression écrite et orale • Capacité à travailler en équipe Savoir-être • Sens de l’accueil et du relationnel • Polyvalence et adaptabilité • Autonomie dans les tâches quotidiennes • Discrétion et fiabilité Profil recherché • Formation : Bac 2 ou plus en administration, gestion ou secrétariat • Expérience souhaitée dans un poste administratif ou culturel Particularités du poste • Contact régulier avec le public et les acteurs culturels • Travail polyvalent dans une structure à taille humaine • Participation à la vie culturelle locale • Pic d’activité en soirée, durant la période de Noël