Assistant du directeur général des services et la de directrice générale adjointe des[...] (h/f)

Référence CSP: O094251/204000282
Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d'atouts : elle bénéficie d'un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés. La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction Générale des services,
Un Assistant du Directeur général des services et la de Directrice générale adjointe des Ressources, des Élus et du Conseil Municipal (h/f)
(Cadre d’emploi - Catégorie C de la filière technique)

Rattaché au DGS, vous êtes en charge de la gestion du secrétariat des Élus, du DGS, de la DGA Ressources et de celui du Maire (en cas d’absence de son assistante). Vous assurez les missions liées au Conseil Municipal, l’accueil du public et veillez au bon fonctionnement administratif de la direction.

Secrétariat du DGS et DGA Ressources :
Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes, d’actes administratifs et ses recueils
Traitement des mails, appels et gestion du courrier internes et externes
Gestion des agendas et accueil du public ayant RDV auprès du DGS, DGA Ressources et élus
Préparation des dossiers pour les réunions et suivi des affaires en cours
Assurer un lien avec les Directeurs de la DGAR
Constituer des dossiers d’archives de la direction générale
Suppléer en cas d’absences l’assistante de Mme Le Maire : reprise des lignes téléphoniques, gestion du courrier et affaires courantes.

Organisation du Conseil Municipal :
Gérer le secrétariat courant du Conseil municipal :
Préparation des séances, des relectures et des calendriers de commissions
Élaboration des projets d’ordre du jour avec les DGS-DGA, réception des notes et projets de délibération, préparation et transmission des dossiers (Élus, Directions, Cabinet)
Affichage public (Voûte-Ville-Web)
Participation aux séances, traitement et diffusion des délibérations, décisions et compte-rendu (Élus, Préfecture et services concernés)
Enregistrement et télétransmission des actes et arrêtés, élaboration des recueils et des registres des actes administratifs.

Secrétariat des Élus :
Assurer l’accueil du public
Gérer le secrétariat courant des Élus : gestion des appels, des agendas, des plannings de congés et réception du courrier
Organiser les astreintes des Élus, les célébrations des mariages et remplacements
Gestion des déplacements et les formations des Élus en collaboration avec le Cabinet.