Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Sous l'autorité du Président régional ou de la personne mandatée par ce dernier et en lien avec le Bureau Régional, il/elle est en charge de :

Fonctionnement de l'association et communication interne

- Préparation administrative et matérielle des réunions, et réalisation de compte-rendu.

- Rendre compte périodiquement de l'avancement des actions en cours auprès de son supérieur hiérarchique désigné et du président de l'association

Communication externe et organisation de l'action associative

- Peut être acteur (trice) des relations avec la fédération/le réseau SOS hépatites à laquelle adhère l'association en complémentarité avec les autres salariés.

- Peut être amené (e) à participer aux événements de la vie associative régionale et nationale

Caractéristiques:

- Participation aux réunions d'équipe et, le cas échéant, aux réunions des organes décisionnels de l'association.
- Travail en lien avec les bénévoles, les salariés et les partenaires de l'association.
- Participation ponctuelle aux actions et aux activités de l'association

Missions :
Secrétariat générale:
- Faciliter le fonctionnement de la structure et de la tenue des activités.
- Gestion et suivi du courrier.
- Classement, organisation et archivage.
- Suivi des fournitures et réapprovisionnement.
- Suivi des convocations auprès de la médecine du travail.
- Convocation aux différentes réunions et compte-rendu des réunions.
- Gestion de stock et gestion de prêt de la documentation et outils de prévention de l'association
- Organisation administrative et logistique des formations et colloques organisés par l'association
- Utilisation du logiciel PUBLISHER : Création d'outils de communication et de divers documents
- Suivi administratif des actions de terrain et transmission des données aux personnes concernées.
- Gestion administrative des formations QUALIOPI organisées par l'association.
- Participation et élaboration de différents courriers.
- Suivi des différents dossiers administratifs et financiers.
- Gestion et suivi du fichier adhérent.
- Participation à la gestion du site internet (WordPress) et des réseaux sociaux de l'association
- Gestion de stock des TROD et matériel annexe
- Saisie des dossiers TROD et établissement des états récapitulatifs
- Saisie des actions dans le calendrier des actions
- Réaliser les demandes de subventions

Secrétariat en lien avec la gestion financière et Ressources Humaines:
- Suivi des congés des salariés.
- Edition devis et factures.
- Collecter et vérifier les pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais...).
- Suivi des demandes de remboursement de formation à l'OPCO.
- Suivi des demandes de remboursement de divers clients
- Préparation des règlements fournisseurs et notes de frais
- Rédaction de documents de début et de fin de contrat.

En lien avec le cabinet comptable :
- Préparation des éléments des fiches de paie pour le cabinet comptable
- Gestion et traitement des chèques (réalisation des remises de chèques).
- Préparation et transmission des pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais...).
- Suivi de documents financiers (compte-rendu financier, prévisionnels, situations comptables trimestrielles.) et documents dédiés à l'administration fiscale et sociale (impôts, .)
- Transmission des arrêts de travail