Chargé(e) d’accueil & secrétariat (h/f)

Votre mission

Rattaché(e) au Président et au sein d'une équipe de 15 personnes, vos missions sont :

Secrétariat

- Réalise des travaux de secrétariat
- Organise des meetings et des rendez-vous pour des membres du Comité de Direction ainsi que pour le
responsable des services généraux
- Gère les déplacements de l'équipe (taxis, hôtels, avions, train) - contrôle les factures de l'agence de voyages et
AirPlus International
- Effectue des réservations de taxis
- Organise des petits événements internes
- Gère le tableau des assurances du Groupe
- Gère le planning des visites médicales du personne
Accueil

- Prend en charge la gestion des visiteurs (accueil, renseignements, gestion de l'attente) dans le respect des
procédures de l'entreprise
- Contrôle et surveille les entrées et sorties
- Réceptionne les appels entrants et fait suivre les appels aux interlocuteurs demandés
- Reçoit les colis et plis, en informe les destinataires et les distribue
- Trie, distribue et affranchit le courrier
- Gère les envois de plis et colis internationaux, contrôle la facturation
- Gère les badges d'entrée
- Réserve les salles de réunions et les 2 chambres
- Gère la mise en place des salles de réunion et contribue à débarrasser les salles après les réunions (gobelets,
plateaux repas, en collaboration avec le gardien de l'immeuble

Office Management

- Achète en ligne diverses fournitures et en contrôle la facturation : alimentation, services généraux, timbres, etc.
- Gère le planning des sociétés de maintenance de l'entreprise
- Gère les archives : classement des boites, mise en ligne des informations, étiquetage


Votre profil

Compétences et Qualités

- Sens du service
- Pro-active et autonome
- Goût du contact
- Présentation irréprochable
- Sociable sans être familière

Utilisation des outils Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
Utilisation de la plateforme de voyages en ligne

Rémunération : 30 à 32 K€ sur 12 mois

Poste à pourvoir immédiatement