Missions :
Le.la gestionnaire pédagogique articule ses missions autour de 5 axes principaux.
Activités principales :
1. Suivre l'offre de formation et son évolution :
- Suivre l'organisation des maquettes des diplômes sur son périmètre de gestion
- Identifier les évolutions de maquettes
- Préparer des documents de synthèse permettant de prendre en compte les évolutions dans l'application de gestion Apogée (Structurer les enseignements, répercuter les évolutions sur les maquettes de procès de verbaux d'examens et sur les relevés de notes).
2. Accueil physique, téléphonique des étudiants - gestion de site et de forum en EAD (formations à distance) :
- Recevoir les étudiants pour toutes les demandes ayant un lien avec la scolarité
- Traiter les demandes émises par téléphone
- Traiter les demandes transmises par mail ayant un lien avec la scolarité
- Traiter les courriers arrivant au secrétariat
- Particularités sur formations EAD : tenue des pages web d'informations sur les process - gestion du forum administratif.
3. Gérer les dossiers de candidatures dans le logiciel Ecandidat et Mon Master :
- Suivi des connexions et dépôts sur la plateforme
- Examen des dossiers constitués : analyse de la complétude et de la recevabilité
- Validations des pièces, des avis des commissions pédagogiques, affectation des statuts.
4. Inscrire pédagogiquement les étudiants :
- Recevoir (ou communiquer par mail pour l'EAD) les étudiants et enregistrer les choix d'inscription pédagogique IP
- Saisir les IP dans APOGEE dès lors que soit elles ne sont pas traitées par le web, soit les IP effectuées par le web demandent à être corrigées ou complétées
- Contrôler la qualité des IP, relever les anomalies et les corriger
- Produire les listes d'inscrits dans les groupes
- Communiquer des états statistiques des effectifs IP par enseignement, par groupe, par semestre
- Elaborer les documents de travail comme la grille des enseignements, participer à
l'élaboration des livrets pédagogiques et en vérifier le contenu
- Collaborer avec les autres départements de l'UFR et les autres UFR pour l'harmonisation des calendriers et la gestion des étudiants non spécialistes
- Inscrire les étudiants en échanges internationaux
- Saisir les équivalences internes, les conversions, les réorientations, les dettes, les
validations d'acquis, les bonus.
5. Préparer et gérer les examens et les résultats :
- Participer à l'organisation matérielle des examens en collaboration avec la responsable des examens
- Saisir les notes, lancer les calculs et préparer les délibérations des jurys
- Editer procès verbaux d'examens et les relevés de notes
- Gérer les réclamations, enregistrer les modifications (erreurs matérielles de saisie/résultat)
- Transmettre les résultats au Serv des Diplômes
- Archiver les documents ayant un lien avec la scolarité
- Particularités sur formations EAD : envoi/réception/transmission de sujets et de copies par courrier postal et/ou email.
Missions Diverses :
- Communiquer sur les aléas de scolarité (absences d'enseignants, changement de salles
suspension d'un cours.)
- Collaborer avec le service des diplômes pour régler la situation de certains étudiants
- Se tenir informé et se documenter à partir des informations disponibles sur l'internet et l'intranet de l'UPN
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