Gestionnaire événementiel et vie associative

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Mission

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

•Localisation : Nantes – Campus Tertre

Les missions du / de la gestionnaire évènementiel et vie associative sont assurées au sein de la Direction de la Formation et des Réussites Universitaires (DFRU), dans le service de la Vie Étudiante, situé au Pôle étudiant sur le Campus du Tertre. L’équipe du service est composée de 8 personnes.

Le service de la vie étudiante s’articule autour de 3 missions : animer la vie étudiante sur les campus, soutenir et accompagner les projets et initiatives étudiantes et améliorer la qualité de vie sur les campus.

Le/la agent(e) est placé directement sous la responsabilité de la cheffe du service de la vie étudiante.

MISSIONS

Au sein du service vie étudiante, le / la gestionnaire évènementiel et vie associative, a pour mission le soutien à la mise en place des événements structurants de l’établissement en lien avec le chargé de production événementiel. Et l’appui administratif à la vie associative en collaboration avec le médiateur vie associative. Ce poste est en lien avec de nombreux acteurs : différents services de l’université (DIRCOM, service de santé, SUAPS, mission entreprenariat,), associations étudiantes et partenaires du territoire (Ville de Nantes, CROUS…).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion des réservations de la salle de spectacle du pôle étudiant

· Assurer le suivi des demandes de réservation (formulaires, mails, échanges avec les usagers) ;

· Étudier la disponibilité des espaces et la faisabilité technique et organisationnelle des accueils ;

· Coordonner les échanges avec les équipes techniques, sécurité et les partenaires concernés ;

· Assurer le lien avec le CROUS dans le cadre des utilisations des espaces.

Soutien à la mise en place d’événements structurants à l’échelle de Nantes Université (événements de rentrée, hiver froid cœurs chauds, printemps de l’engagement ...)

· Aide à la logistique de l’événement :

· Gestion des prestations de restauration ;

· Déclaration de la SACEM ;

· Présence les jours J de l’événement ;

· Appui au chargé de production événementiel sur différentes tâches.

Soutien administrative à la vie associative étudiante

· Participer à l’organisation des commissions FSDIE (préparation des salles, signalétique, accueil, logistique) ;

· Contribuer à l’instruction et à l’analyse des dossiers de demande de financement ;

· Participer au suivi et à la validation des bilans associatifs ;

Gestion du tutorat étudiant du service

· Participer au recrutement des équipes de tutorat étudiant (médiation et régie) ;

· Élaborer et suivre les plannings des tuteurs étudiants ;

· Assurer le suivi administratif et organisationnel des activités de tutorat ;

· Participer à l’accompagnement et à la coordination des équipes étudiantes.

CONSULTEZ L'INTEGRALITE DE LA FICHE DE POSTE:

Profil

· Versant : Fonction publique d’État

· Type de recrutement : Catégorie B, contractuel·le, CDD 6 mois à partir du 01/09/26 (article L.332-6 du CGFP)

Formation et/ou qualification : Formation et/ou qualification : Bac + 3, formation assistant de projet

Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 0 à 3 ans

Une première expérience dans la gestion de projets, de préférence dans un contexte universitaire ou associatif, serait un atout.

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

- Connaissance du monde associatif et artistique appréciée ;

- Connaissance du milieu universitaire ;

Savoir-faire opérationnels :

- Utilisation des outils bureautiques ;

- Savoir rendre compte ;

- Travail en équipe.

Savoir-être :

- Sens relationnel ;

- Esprit d’équipe ;

- Sens de l’organisation ;

- Rigueur ;

- Réactivité et adaptabilité.