RESPONSABILITÉS :
- Assurer la gestion administrative et logistique courantes de l'institut
- Assurer la gestion financière du fonctionnement de l'institut et celle de certains programmes en lien avec le reste de l'équipe (mois thématiques, cours doctoraux)
- Etre en appui sur les programmes scientifiques si besoin
- Accueillir et renseigner les usagers de l'Institut
- Assurer la mise à jour du site internet et de la Newsletter, ainsi que la création et la mise à jour du compte LinkedIn
- Participer à l'organisation des guest lectures et des conférences en lien avec les autres membres de l'équipe de CYAS
Et plus précisément :
Gestion administrative et logistique de l'institut : proposer et gérer les commandes nécessaires au fonctionnement quotidien de l'institut, faire des propositions et gérer l'archivage des documents avec l'équipe, proposer des évolutions des processus internes, gérer le calendrier des activités de l'institut avec l'équipe, gérer les vacations administratives.
Gestion financière : gérer les bons de commandes (y compris pour la résidence) et les ordres de missions nécessaires au bon fonctionnement quotidien, faire des reportings avec la responsable financière. Dans le cadre des appels à projets de CYAS, prise de contact avec les laboratoires, les chercheurs invitants et les invités, les différents prestataires pour assurer la gestion financière de certains programmes et participer à leur organisation avec l'équipe (mois thématiques, cours doctoraux) et être en appui sur les programmes scientifiques si besoin auprès des autres membres de l'équipe.
Accueil des usagers de l'institut : accueillir, renseigner et orienter l'ensemble des usagers de l'institut à la maison internationale de la recherche.
Communication : en lien avec les autres contributeurs de l'équipe, mettre à jour le contenu du site internet et participer activement au changement de site. Ecrire du contenu pour la newsletter de CYAS. Assurer la création et la mise à jour du compte LinkedIn.
Guest lectures/conférences : aider à l'organisation des activités scientifiques de CYAS avec les responsables des programmes le cas échéant.
PROFIL RECHERCHÉ :
• Comprendre l'université, son organisation, et son fonctionnement est essentiel.
• Posséder une connaissance des laboratoires et services centraux.
• Avoir des compétences en dialogue, accueil, négociation, et communication.
• Maîtriser l'anglais à l'écrit et à l'oral.
• Être au fait de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR) en France et à l'international.
• Savoir analyser et gérer les demandes, anticiper les besoins, et transmettre les informations nécessaires.
• Créer et faire évoluer des tableaux de suivi. Maîtriser SIFAC et les règles de gestion financière.
• Être à l'aise avec Word et Excel.
• S'adapter à de nouveaux outils web et de communication.
• Connaître et développer l'utilisation des outils de gestion de bases de données.
• Faire preuve d'écoute, de réactivité, de disponibilité, d'autonomie, et d'un sens aigu du travail en équipe.
• Démontrer une forte adaptabilité.
• Justifier d'une excellente capacité rédactionnelle adaptée aux supports numériques (site web, newsletter, réseaux sociaux).
• Maîtriser les outils de gestion de contenus (CMS type Drupal, plateformes d'emailing ).
• Connaître les bonnes pratiques de communication sur LinkedIn (animation, veille, publication).
• Posséder un sens de la mise en forme visuelle et maîtrise d'outils simples de design ou de présentation (Suite Adobe, Canva,).
• Faire preuve de sensibilité à l'ergonomie web et aux règles d'accessibilité serait un plus.
Conditions de travail :
📆 Poste à pourvoir à partir de septembre 2025, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
🎓 Politique de formation interne développée
📍 Poste basé sur le campus de Neuville-sur-Oise (95)
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération :
• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B - grade TECH)
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