L'Association Sarthoise ALLIANCE, implantée au Mans et engagée dans l'accompagnement des personnes agées, recherche un(e) secrétaire administratif pour la Maison Les Myosotis regroupant l'Accueil de Jour et sa plateforme de répit des aidants.
Au cœur d'une équipe pluridisciplinaire et d'un environnement humain riche de sens, le/la secrétaire assure un rôle essentiel d'accueil, de secretariat et de soutien au fonctionnement quotidien des services. Véritable interface entre les usagers, les familles, les partenaires et les professionnels, ce poste contribue activement à la qualité de l'accompagnement proposé par La Maison les Myosotis.
Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une structure à taille humaine, porteuse de valeurs de solidarité, d'écoute et de respect, au service des personnes accompagnées et de leurs proches.
1) MISSION GENERALE :
L'agent administratif accueille tous visiteurs de la Maison les Myosotis (Accueil de Jour/Plateforme de répit). Il effectue des travaux de secrétariat et le suivi administratif des bénéficiaires.
2) ACTIVITES PRINCIPALES ET SECONDAIRES :
a) Accueil :
- Accueillir les résidents, les familles, les intervenants, les partenaires, des visiteurs et de toute personne se présentant à l'accueil :
o Recueillir les informations utiles pour répondre aux demandes,
o Orienter, conseiller, écouter,
o Réceptionner des livraisons diverses,
- Réceptionner et analyser les appels téléphoniques pour renseigner, filtrer, orienter, transmettre les messages,
- Prendre connaissance des transmissions,
- Gérer le courrier en lien avec la direction et les services,
- Faire visiter la maison Myosotis à la demande d'un proche pour une personne accueillie potentielle et/ou de sa famille,
b) Secrétariat :
- Envoyer un mailing annuel aux adhérents et effectuer la relance des cotisations,
- Assurer la tenue du registre des entrées et des sorties des personnes accueillies,
- Établir les effectifs des personnes accueillies pour la restauration,
- Gérer les fournitures de bureau,
- Gérer une caisse réservée à diverses dépenses et encaissements (sorties, achats de petit matériel, fond de caisse Myosotis, fond de caisse secrétariat,.)
- Mettre à jour du site Internet de la maison Myosotis,
- Mettre à jour les différents tableaux (mouvements, suivi ADJ...),
- Rédiger le planning de la plateforme pour diffusion,
- Mailing planning aidants et partenaires,
- Assurer la planification des réunions CVS (mail + compte rendu).
- Suivi des activités de répit à domicile (tableaux + bilan),
- Rédiger les comptes rendus des réunions de service (prise de note),
- Assurer l'organisation et la planification des manifestations ADJ+PFR (JPO, BBQ, loto...)
- Gestion des plannings des intervenants PFR (socio, sophro, Qi gong...)
- Communication activités PFR (mailing + envoi courriers)
- Envoyer un mailing de communication annuel (médecin, pharmacie, orthophoniste...),
c) Gestion administrative des personnes accueillies et des aidants :
- Gérer les dossiers de préadmission des futures personnes accueillies (fiche de suivi, classement et mise à jour des demandes dans l'attente d'une place),
- Gérer l'admission des personnes accueillies : entretien administratif avec le futur résident et/ou sa famille, préparer le dossier administratif, le dossier médical, le contrat de séjour, remettre les documents règlementaires, informer la personne accueillie à son arrivée
- Suivre les tableaux des indicateurs d'activités.
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