Le secrétaire de direction assiste le directeur de pôle et les directeurs adjoints du pôle lutte contre les exclusions du Val de Marne tant dans l'organisation matérielle, que dans la gestion technique de l'activité et dans la gestion des ressources humaines. Il peut être amené à réaliser des missions de secrétariat classique.
Le secrétaire de direction fait partie de l'équipe composée de deux autres personnes en charge des ressources humaines, d'une directrice de Pôle, et de 4 directeurs adjoints.
MISSIONS ET ACTIVITÉS
Mise en place de process et procédures RH pour le pôle
Il assiste aux CODIR du pôle
Il a en charge 5 structures et s'occupe des ressources humaines de ces structures : suivi des salariés, réalisation des EVP, rédaction des courriers RH (procédure d'inaptitude, de reclassement, disciplinaire .), réponds aux questions des salariés sur les RH (explication sur le bulletin de paie, demande d'information sur la convention collective de la CRF .)
Il fait le lien avec le médecin du travail et la CPAM si nécessaire
En lien avec le gestionnaire paie il s'assure de la bonne administration de la paie des salariés (vérification des bulletins de paie, des éléments variables de paie, de la mutuelle etc)
En lien avec les directeurs, il rédige les courriers et assure la diffusion de la bonne information au sein du Pôle
Il crée des trames de courriers et des outils de gestion administrative.
Il fait partie d'un réseau de correspondants RH sur la filière FLEX et notamment sur l'IDF aminé par la responsable territoriale des ressources humaines de la filière FLEX IDF, une chargée emploi et formation de la FLEX et le responsable des ressources humaines de la FLEX (animation de réunions CRH, ateliers de montées en compétence, comité RH FLEX, séminaire pour les CRH de la FLEX etc)
Compétences de base :
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note.)
Traiter l'information
Assurer la transmission des informations en interne et en externe
Réaliser la gestion administrative des contrats
Gestion administrative
Normes rédactionnelles
Méthode de classement et d'archivage
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques de numérisation
Compétences Métier :
Connaissance du droit du travail et des instances représentatives du personnel
Avoir une pratique des ressources humaines (administration du personnel, paie, droit du travail)
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de secrétariat
Avoir le sens de l'organisation et de la planification
Eléments de base concernant la réglementation de l'établissement, la sécurité, l'environnement, la gestion du personnel (droit du travail), partenariat et réseaux
Compétences Spécifiques :
Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Archiver des documents de référence
Organiser des actions de communication
Veille informationnelle
Veille réglementaire
Législation sociale
Compétences Comportementales:
Sens relationnel, écoute, disponibilité
Discrétion, confidentialité
Esprit d'équipe et travail en équipe
Autonomie, organisation et rigueur
Disponibilité, adaptabilité
Respect de l'organisation hiérarchique
Horaires en 39h avec RTT
BAC+3 minimum / BTS Support à l'action managériale ou équivalent
Poste à Créteil
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