Gestionnaire comptable et achat pole de biologie h/f

Présentation du Pôle de Biologie-Hygiène

Le pôle de Biologie-Hygiène assure des activités de biologie médicale et de lutte contre les infections nosocomiales (ULIN). Le laboratoire de biologie médicale de Valenciennes fait partie du GCS SHAB (Sambre Hainaut Artois Biologie) qui regroupe 5 laboratoires sur les sites du CH de Valenciennes, CH de Denain, CH de Maubeuge et polycliniques d’Hénin-Beaumont et Divion.

Il comprend des secteurs d’activités variées (hématologie, biochimie, microbiologie) qui assurent un rendu de résultats 7j/7 24h/24 mais aussi des secteurs spécialisés (hygiène environnementale, cytométrie en flux, biologie moléculaire, immunologie, …). Tous ces secteurs sont équipés d’une technologie de pointe. Il possède également des centres de prélèvements ouverts à la patientèle externe.

La structure emploie environ 300 professionnels dont 190 sur le site de Valenciennes : biologistes, techniciens de laboratoire, agents pré-analytiques, secrétaires, infirmières, cadres, agents comptables, magasiniers, coursiers, informaticiens et qualiticiens.

Le laboratoire est depuis 2010 accrédité par le COFRAC selon la norme NF EN ISO 15189, NF EN ISO 22870 et NF EN ISO/CEI 17025. L’ULIN est certifié ISO 9001.

Position dans la structure

* Cadre Administratif de Pôle (rattachement hiérarchique direct)

* RAF du GCS SHAB

* Direction administrative et financière – CH Valenciennes

* Services prescripteurs et services achats

* Équipe administrative et technique du pôle Biologie-Hygiène

* En externe : fournisseurs et prestataires du GCS, établissements membres, trésorerie hospitalière, commissaires aux comptes

Le poste est principalement basé sur le site du CHV mais comporte des missions sur les autres sites du GCS SHAB

Missions générales

* Contribuer à la sécurisation de la chaîne d’approvisionnement des laboratoires (fiabilité des données achat produits stockés ~9 M€, respect des échéances)

* Assurer la tenue rigoureuse des comptes dans le respect des règles comptables et des imputations analytiques

* Contribuer à la certification annuelle des comptes

* Participer à la mise en œuvre opérationnelle des coopérations territoriales sur le plan financier

Missions détaillées

* Comptabilité clients – Facturation et recouvrement

- Saisir et contrôler les encaissements clients dans le logiciel comptable (SAGE X3)

- Lettrer les comptes tiers et procéder aux rapprochements avec les encaissements saisis

- Assurer le suivi des impayés

- Saisir les factures ainsi que les OD de facturation

- Effectuer le pointage régulier des comptes clients et analyser les écarts

- Réaliser les rapprochements GAM / SAGE

* Comptabilité fournisseurs – Engagements, paiements

- Collecter, contrôler et valider les pièces comptables

- Enregistrer les factures d’exploitation et d’investissement dans SAGE X3 ; veiller au respect des tarifs et conditions marché

- Calculer et enregistrer les engagements comptables

- Préparer chaque semaine les ordres de virement fournisseurs

- Traiter les anomalies en lien avec les interlocuteurs des laboratoires et gérer les litiges fournisseurs

- Assurer la sécurisation de la chaîne d'approvisionnement

- Gérer les relations fournisseurs notamment en situation de tension

- Effectuer le lettrage et le pointage des comptes fournisseurs

* Clôtures, double comptabilité et missions transversales

- Piloter toutes les opérations de clôture des comptes

- Appliquer les règles d'imputation comptable et analytique lors de chaque saisie ; veiller au respect du PCG et des règles M21

- Répondre aux exigences de qualité comptable des commissaires aux comptes : participer aux audits

- Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives

- Saisir les déclarations de non-conformité du processus achat, alerter et proposer des actions d'amélioration continue

Contraintes et avantages liés au poste

Temps plein - 35h hebdomadaire

Contraintes organisationnelles liées aux périodes de clôture mensuelles et annuelles