Métier
Administratif - Autres métiers
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Service d'affectation
Direction Investissements-Dpt Administratif et financier
Présentation du service
Le département administratif et financier, secteur travaux/maintenance technique, a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) pour les opérations de travaux et de maintenance technique ainsi que pour le plan courant (y compris budgets délégués DMU).
1 Attaché Administratif Responsable du Secteur TRAVAUX
1 ACH Adjoint à l’Attaché d’Administration Hospitalière
1 ACH référent marchés publics
1 ACH référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)
10 Gestionnaires Travaux répartis sur deux sites Cochin et Necker (poste à pourvoir à Necker)
Les adjoints des Cadres Hospitaliers du pôle travaux du département Gestion Administrative, adjoints de l’AAH
L’Attachée d’Administration Hospitalière (AAH), responsable du pôle travaux du département Gestion Administrative
Ses collègues administratifs, logistiques et techniques de la Direction des investissements
Les Ingénieurs travaux et maintenance
Les Cadres des services médicaux et médicotechniques
La Cellule des marchés
La Direction des Finances
Le Service Facturier
Les maitrises d’œuvre extérieures et les entreprises extérieures
Vos missions
Les commandes et gestion des factures pourront concerner n’importe lequel des sites du Groupe. La montée en compétences se fera de manière graduelle, mission par mission.
Le Gestionnaire a en gestion les opérations travaux qui relèvent d’opérations identifiées, d’opérations identifiées techniques/techniques de sûreté ou d’opérations travaux d’envergure réalisées sur le plan courant sur les logiciels CHORUS Pro Travaux et NSI GESTION-SAP.
La cellule des marchés notifie les marchés et les avenants sur la base des documents préparés par le gestionnaire en collaboration avec les ingénieurs
Elaboration des bons de commande après vérification des crédits disponibles
Suivi des ordres de service de plannings
Gestion des acomptes travaux mensuels et des factures de prestations intellectuelles
Elaboration des décisions de poursuivre et des avenants de travaux supplémentaires
Réalisation des certificats de fin de mission pour les prestations intellectuelles et certificat de fin de travaux
Gestion des mains levées de caution bancaire, des garanties à première demande, de l’avance forfaitaire
Gestion des sous-traitants
Règlement des décomptes généraux définitifs
Etablissement des règlements définitifs des dépenses
Libération des retenues de garantie
Mise en service des immobilisations
Communication avec les entreprises
Participation aux bilans financiers en collaboration avec les ingénieurs
Traitement des rejets de paiement par le Service Facturier
Gestion des litiges avec les fournisseurs
Classement et archivage des étapes de l’opération
Le Gestionnaire est chargé, en collaboration avec l’ensemble de ses collègues, de gérer les commandes de travaux (classes 2 et 6) depuis l’ordre de service ou la Demande d’Achat transmis par le technicien, de faire certifier les services faits, d’assurer la demande de mise en paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP
Notification des marchés par la cellule des marchés
Préparation des documents pour la cellule des marchés en cas d’avenant
Suivi des seuils de consommation des marchés
Saisie et suivi des bons de commandes dans SAP dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués,
Contrôle et saisie des services faits
Envoi et suivi des divers documents comptables aux
Envoi des factures au réviseur le cas échéant
Gestion des litiges avec les fournisseurs
Respect des délais de traitement des factures,
Traitement des rejets de factures par le Service Facturier
Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés d’entretien.
Gestion de la clôture d’exercice et de son suivi avec les tableaux de bord mis à place
Les missions sont identiques à celles des marchés d’entretien avec en sus :
Suivi des contrats de maintenance
Lancement des parts forfaitaires sur l’exercice
Exécution des parts à commande
Gestion de la clôture d’exercice avec juste rattachement des charges à l’exercice
Profil recherché
Maitrise de l’outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel…)
Notions du code des marchés publics
Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d’exploitation et d’investissement
Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances
Capacité d’organisation, de maitrise du temps et d’archivage des dossiers
Attitude constructive et esprit d’initiative dans un contexte d'évolution d'organisation
Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l’organisation du travail en équipe
Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées
Assiduité et ponctualité
Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses
Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
Amplitude 8h00 - 17h50 du lundi au vendredi
Télétravail
Oui
Vos avantages à l'AP-HP
Remboursement transport à hauteur de 75%
Description de l'hôpital
Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.
Référence de l'offre
2025-18927
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