Chargé d'accueil et d'assistanat des services (h/f)

Sous la responsabilité du responsable du service Animation et scolarité - enfance - jeunesse, l'Agent en charge des accueils et de l'assistanat :
- Apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil (Animation et activité festives, évènementiels, et animations Ville, bâtiment MVE),
- Assure les missions liées aux affaires scolaires,
- Assure un renfort administratif au sein du pôle en cas de besoin.

Missions / conditions d'exercice
** Assurer le secrétariat du service en charge des animation, activités festives et évènementiels :
- Assurer la préparation et l'organisation logistique des réunions,
- Assister le responsable de service Animations (logistique, etc.),
- Rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (comptes rendus, notes, courriers, etc.),
- Alimenter les tableaux de bords (projets, budgets, rétroplanning, etc.),
** Participer à l'organisation des animations Ville.
- Assurer et suivre des animations programmées,
- Coordonner les actions des différents services,
- Répertorier les matériels et matériaux nécessaires à l'activité,
** Assurer les missions liées aux affaires scolaires :
- Inscrire les enfants dans les différentes écoles publiques de la commune,
- Inscrire les enfants à la restauration scolaire et à l'accueil périscolaire,
- Inscrire les enfants au transport scolaire,
- Diffuser les Pass' Association confectionnés,
- Assurer la mise à jour régulière des tableaux de bord dédiés,
** Assurer une mission de recherche documentaire pour l'ensemble du pôle Sport, Animation, Jeunesse et du service Cap Séniors et solidarité.
** Assurer la suppléance de l'agent en charge des publics du bâtiment MVE (absence programmée et imprévue) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics pour l'ensemble des services présents (Cap Séniors & Solidarité, Scolaire, Sport, Festivités & Évènements),
- Écouter, identifier la demande, informer et orienter vers les professionnels ou partenaires compétents,
- Accueillir les bénévoles, prestataires, intervenants extérieurs,
- Alimenter les tableaux de bord de fréquentation (accueil physique et téléphonique),
- Gérer les réservations (transport à la demande, animations du service Cap Séniors et solidarités) et mettre à jour le registre des usagers,
- Assurer la gestion du point relais CYCLAD (Distribution de seaux bio et sacs biodéchets, suivi des commandes et livraisons, information aux usagers),
- Renseigner les publics sur les activités locales (Loisirs, sport, santé, culture),
- Assurer la gestion et la mise à jour du panneau d'affichage de la MVE,
- Gérer les distributeurs de dépliants et flyers (Approvisionnement, mise à jour des supports, diffusion des documents d'information auprès du public),
- Surveillance et contrôle des accès du bâtiment MVE.
** Assurer la régie :
- Être régisseur titulaire de la gestion du transport scolaire,
Être régisseur suppléant de la gestion des photocopies, matériels, salles et manifestations culturels, en cas d'indisponibilité du Régisseur titulaire,
- Être mandataire de la gestion des inscriptions au transport à la demande.
** Assurer les engagements budgétaires et leur suivi des animations, activités festives et évènementiels, des Ecole de musique, Médiathèque et Musée, en cas d'absence de l'Assistante polyvalente du Pôle Sport, Animation, Jeunesse :
- Suivre et contrôler les factures,
- Suivre la consommation des crédits,
- Transmettre les pièces nécessaires au mandatement au service financier,
- Participer à l'élaboration des propositions budgétaires.

Profil recherché : Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des règles de comptabilités publiques,
- Qualités rédactionnelles : maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Maitrise de Word, Excel, PowerPoint et de l'outil informatique en général,
- Maitrise des logiciels Adobe InDesign et d'inscription dédié aux affaires scolaires seraient un plus,