Assistant administratif - h/f

Mission principale

Vous coordonnerez et réaliserez des actes administratifs liés à la gestion de l'IT Neuro. Vous assisterez l’équipe dans ses activités. Vous serez notamment amené à apporter un soutien pour l’organisation des événements scientifiques, et gérerez le calendrier du Directeur ainsi que l’organisation des réunions internes et externes à l’équipe. Vous serez placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’IT.



Activités principales

· Assister l’équipe de l'IT Neuro : gestion de l’agenda, traitement des courriers et des informations, rédaction, mise en forme et suivi des courriers, documents administratifs, comptes rendus, présentations et autres supports de communication scientifique.


· Accueil téléphonique et réception des demandes extérieures à transmettre à l’équipe.


· Organiser et préparer les réunions périodiques : réservation de salles, organisation des conférences téléphoniques et visioconférences, envoi des convocations, accueil des participants, suivi des actions issues de ces réunions.


· Gérer les missions et les déplacements professionnels de l’équipe et des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations de billets de transport et d’hôtels, édition des bons de commande et gestion des frais de mission via le progiciel de gestion financière.


· Assurer l’organisation logistique et le suivi des événements tels que réunions trimestrielles du comité des experts ateliers, colloques, séminaires et écoles, ainsi que l’accueil des participants. Édition des bons de commande correspondants dans le progiciel de gestion financière.


· Assurer le suivi du budget : gestion des commandes, facturations, crédits et remboursements. Vérification de l’état des dépenses et maintien de l’équilibre budgétaire en temps réel.


· Coordonner avec les pôles administratifs du siège pour la gestion logistique et matérielle.


· Assister l’équipe de l’IT Neuro dans les actions de communication : création de newsletters, organisation de stands lors de congrès scientifiques, etc.


· Mettre à jour et enrichir le contenu du site internet en fonction des besoins.


· Mettre en place des procédures administratives internes pour optimiser le fonctionnement de l’équipe.


· Mettre à jour les documents de travail : gestion des listes, tableaux de bord, archivage des documents.


· Assurer la liaison avec les services du Biopark et du siège (informatique, finance,Direction générale, etc.).



Spécificité(s) et environnement du poste

· Pas de contrainte particulière