Assistant de formation h/f en alternance

L'ISTEF recrute pour une école partenaire un(e) Assistant (e) Formation H/F


Gestion Administrative de la Formation Continue :

Edition des feuilles d’émargement – tenir à jour la gestion de la documentation (Dématérialisation)

Réception, contrôle, scan et envoi des feuilles d’émargement à Paris à la bonne interlocutrice

Edition, gestion, réception, scan et envoi des appréciations formation

Organisation des animations, préparation et rangement des salles de formation, mise en place des équipements


Gestion Administrative de l’Alternance :

Gestion des contrats d’apprentissage (enregistrement, suivi…)

Gestion des conventions de formation (partenaire & banques)

Edition des feuilles d’émargement – tenir à jour les classeurs, gestion de la documentation,

Gestion des Retards/Départs anticipés le matin et l’après–midi au démarrage de la formation,

Réception, contrôle des feuilles d’émargement,

Saisie des présences/ absences sur logiciel Ammon chaque fin de semaine.

Envoi mail info au DRH/RF des apprentis pour les informer des absences /retards (cf. procédure Absences DA),

Organisation des Examens oraux et écrits,


Réalise différentes tâches de secrétariat :

Prise de RDV et gestion du planning de l’équipe,

Contact téléphonique avec filtrage d’appel et transfert des messages des clients, stagiaires, formateurs,

Gestion du planning des salles et du matériel pédagogique

Rédaction et saisie de notes, comptes rendus.


Réalise l’accueil, le secrétariat et l’assistance commerciale :

Accueil physique et téléphonique des étudiants, des intervenants, des clients

Traitement les demandes (orales / écrites) d’information et de réclamation,

Transfère les demandes vers les interlocuteurs concernés, le cas échéant

Gère les relations avec les fournisseurs externes / internes (machines à café, fournitures…)


Le profil recherché :

Adaptable

Fibre commerciale

Très bonne présentation et élocution

En contact avec les élèves, les intervenants et les RH des entreprises